पत्र-लेखन उन लोगों के बीच संचार का एक महत्वपूर्ण माध्यम है जो भौगोलिक रूप से एक-दूसरे से दूर हैं। पहले के समय में जब टेलीफोन और ई-मेल उपलब्ध नहीं थे, लोगों के बीच संचार का एकमात्र साधन पत्र ही था।

पत्र-लेखन एक कौशल है जिसे विकसित करना होता है। सामान्यतः दो प्रकार के पत्र होते हैं: औपचारिक, जो आधिकारिक कार्य और सूचना संप्रेषित करने के लिए लिखे जाते हैं और अनौपचारिक, जो मित्रों और परिवार के साथ संवाद के लिए व्यक्तिगत पत्र होते हैं। औपचारिक पत्र तब भेजे जाते हैं जब हमें नागरिक जीवन में अपनी आवश्यकताओं के लिए विभिन्न सार्वजनिक निकायों या एजेंसियों को लिखने की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, हमें किसी प्रमाणपत्र के लिए अनुरोध करना हो या अपने पते में परिवर्तन की सूचना देनी हो। एक पत्र आमतौर पर दो व्यक्तियों या पक्षों के बीच आदान-प्रदान की श्रृंखला में से एक होता है।

औपचारिक पत्र

आइए अब औपचारिक पत्र लिखने के कुछ चरणों की जाँच करें।

1. (i) यदि आप पहली बार लिख रहे हैं तो स्वयं का परिचय देना
(ii) यदि आप किसी पिछले पत्र का जवाब दे रहे हैं तो उसका उल्लेख करना।

2. पत्र का उद्देश्य बताना

3. (i) प्राप्तकर्ता से आवश्यक कार्रवाई/सूचना बताना
(ii) की गई कार्रवाई की व्याख्या करना/सूचना देना

4. (i) कार्रवाई करने का आग्रह करना
(ii) भविष्य में सहायता की पेशकश करना

यह एक पत्र की मूल संरचना है। इसे उस उद्देश्य और उस व्यक्ति के अनुसार संशोधित करना होगा जिसके लिए और जिसे यह लिखा जा रहा है।

जब आप एक पत्र लिखते हैं तो आपको निम्नलिखित बातों का ध्यान रखना चाहिए।

1. उद्देश्य
2. वह व्यक्ति जिसे संबोधित किया जा रहा है
3. आपको अपनाने वाला स्वर
4. संदेश की पूर्णता
5. आवश्यक कार्रवाई
6. अभिव्यक्ति की संक्षिप्तता

अब तक हमने पत्रों की सामग्री पर विचार किया है। एक पत्र का एक विशिष्ट प्रारूप भी होता है।

1. प्रेषक का नाम और पता

कंपनियों के पास मुद्रित लेटरहेड होते हैं जिन पर कंपनी का नाम छपा होता है। एक लेटरहेड पर जिम्मेदार पदों पर आसीन व्यक्तियों के नाम और पदनाम भी हो सकते हैं।

2. प्राप्तकर्ता का नाम और पता

3. तिथि

4. संबोधन का तरीका या अभिवादन

अभिवादन किसी व्यक्ति को संबोधित करने का तरीका है। हमारे पास निम्नलिखित रूप हो सकते हैं।

(i) Dear Sir/Madam (जब हम किसी पूर्ण अजनबी को लिख रहे हों जिसे हम बिल्कुल नहीं जानते)।
(ii) Dear Mr/Ms/Dr/Professor + उपनाम जैसे: Dear Dr Sinha, (जब प्राप्तकर्ता के साथ औपचारिक संबंध हो और लेखक उसे व्यक्तिगत रूप से नहीं जानता)।
(iii) Dear Sujata (जब लेखक प्राप्तकर्ता को व्यक्तिगत रूप से जानता हो और दोनों के बीच अर्ध-औपचारिक संबंध हों)।

5. पिछले पत्राचार का उल्लेख, यदि कोई हो।

अधिकांश आधिकारिक पत्रों में अभिवादन के ठीक ऊपर एक विषय पंक्ति होती है। यह विषय के त्वरित संदर्भ के लिए होती है।

6. पत्र की सामग्री

पत्र की सामग्री अगली पंक्ति से शुरू होती है और दो या तीन अनुच्छेदों में व्यवस्थित की जाती है।

7. संबोधनपूर्ण समापन और हस्ताक्षर

पत्र आमतौर पर निम्नलिखित वाक्यांशों के साथ विनम्रतापूर्वक समाप्त होते हैं:

Ritu Patel
Manager, Customer Services
Vijayanagar Gas Company
121, Ameerpet
Hyderabad 500 016

12 November 2005

Mr Shagun Thomas
801, Vijay Apartments
Begumpet
Hyderabad 500 016

Sub: Your application No. F323 for a new gas connection

Dear Mr Thomas,

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With regards,
Yours sincerely,
Ritu Patel

आजकल एक पत्र के सभी भाग बाईं ओर संरेखित किए जाते हैं। इस शैली को फुल-ब्लॉक स्टाइल कहा जाता है।

• पत्रों में तिथि और हस्ताक्षर बहुत महत्वपूर्ण होते हैं।
• हम पते की हर पंक्ति के बाद अल्पविराम का उपयोग नहीं करते।
• अपने पत्र की शुरुआत ‘With reference to your letter dated 10 January’ जैसे घिसे-पिटे वाक्यांशों से न करें। इसके बजाय, व्यक्तिगत रूपांतरों का उपयोग करें जैसे, ‘I was glad to receive your letter of 10 January…’ या ‘We were happy to note from your letter that the goods have reached you safely…’
• कभी भी अपने पत्रों का अंत ‘Thanking you’ या ‘Awaiting your reply’ जैसे लटकते कृदंतों (hanging participles) से न करें। इसके बजाय लिखें, ‘Thank you’ या ‘We/I await/look forward to your reply’।

अनौपचारिक पत्र

अनौपचारिक पत्रों में व्यक्तिगत पत्र शामिल होते हैं। यदि यह एक व्यक्तिगत पत्र है तो प्रारूप लचीला होता है। हम शीर्ष पर केवल अपने शहर का नाम लिख सकते हैं, उसके बाद तिथि।

Hyderabad
12 November 2005

Dear Sujata,

—————————————————————————————— —————————————————————————————— —————————————————————————————— —————————————————————————————— —————————————————————————————— ——————————————————————————————

Bye,

Yours affectionately/With love/
All the best/Take care etc.

(Signature)

अनौपचारिक पत्र के लचीले प्रारूप का उपयोग संबंधित अधिकारियों से जानकारी प्राप्त करने के लिए भी किया जा सकता है। नीचे एक उदाहरण दिया गया है।

$\hspace{13cm}$ 179 NCERT Campus
$\hspace{13cm}$ Sri Aurobindo Marg
$\hspace{13cm}$ New Delhi 110 016

$\hspace{13cm}$ 9 September 2005

The Manager
Himachal Tourism
Mall Road
Shimla

Dear Sir,

We are planning to spend our vacation in Dharamsala, Himachal Pradesh during Dussehra and would like some information regarding availability of lodging in the area.
$\quad$ We would like to have information about inexpensive hotels in and around Dharamsala. Could you please send me a city map and brochures about the activities and sights in the city?
$\qquad$ Thank you.

$\hspace{13cm}$ Yours faithfully,

$\hspace{13cm}$ (Suryadhan Kumar)

नीचे अनौपचारिक पत्र का प्रारूप दिया गया है।

• आपका पता (लेकिन आपका नाम नहीं) आमतौर पर शीर्ष दाएं कोने में जाता है, लेकिन बाईं ओर भी जा सकता है।
• उस व्यक्ति का नाम और/या नौकरी का शीर्षक (यदि आप जानते हैं) और पता जिसे आप लिख रहे हैं, बाईं ओर जाता है।
• किसी ऐसे व्यक्ति को संबोधित करने के लिए जिसका नाम आप नहीं जानते, आप लिख सकते हैं: Dear Sir, Dear Madam, Dear Sirs, Dear Sir/Madam।
• किसी व्यक्ति को नाम से संबोधित करने के लिए, उनकी उपाधि और उपनाम का उपयोग करें, जैसे: Dear Dr Balakrishnan।
• एक पत्र समाप्त करने के लिए, ‘Yours sincerely’ का उपयोग करें, यदि आपने व्यक्ति को नाम से संबोधित किया है; ‘Yours faithfully’, यदि आपने पत्र की शुरुआत ‘Dear Sir’ या ‘Madam’ आदि से की है।

नौकरी के लिए आवेदन

समय के किसी न किसी बिंदु पर हममें से प्रत्येक को नौकरी के लिए आवेदन करना होगा। नौकरी के आवेदन आमतौर पर विज्ञापनों के जवाब में लिखे जाते हैं।

आइए एक दैनिक समाचार पत्र, द हिंदू दिनांक 15 नवंबर 2005 के इस नमूना विज्ञापन को लेते हैं।

Come…join the ADVENTURE
Customer Support Executives
Graduate/Diploma holders
with/without experience
possessing good Customer
Service skills. Excellent spoken
and written communication
skills in English is a must.
Send in your applications with
your resume and passport
size photograph to:
WONDERLAND
COMMUNICATIONS,
SOUTH STREET, SALEM,
TAMIL NADU

मान लीजिए कि आपके पास डिग्री या डिप्लोमा है और आप नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हैं। हमें एक रिज्यूमे तैयार करने की आवश्यकता है, जिसका वास्तव में अर्थ है आपकी पृष्ठभूमि, शैक्षणिक योग्यता और अनुभव (यदि कोई हो) से संबंधित विवरणों का सारांश। ‘रिज्यूमे’ के लिए प्रयुक्त अन्य शब्द हैं ‘करिकुलम वाइटे’ और ‘बायोडाटा’।

एक रिज्यूमे या करिकुलम वाइटे का सामान्य प्रारूप नीचे दिखाया गया है।

$$\text{CURRICULUM VITAE}$$

Name $\hspace{2.7cm}$ :

Address $\hspace{2.4cm}$ :

Telephone Number $\hspace{1cm}$ :

E-mail ID $\hspace{2.3cm}$ :

Date of birth $\hspace{1.9cm}$ :

Academic Qualifications $\hspace{0.33cm}$ :

${}$ $\begin{array}{|l|l|l|l|l|} \hline \text{Examination} & \text{rationalism} & \text{hypocricy} & \text{Year} & \text{Division} \\ \hline \text{S.S.C} \\ \hline \text{Diploma in…} \\ \hline \text{Degree in…} \\ \hline \end{array}$

Experience $\hspace{1.5cm}$ : (Begin from present employment)

Skills $\hspace{2.4cm}$:

Languages known $\hspace{0.55cm}$ :

Hobbies and Interests $\hspace{0.1cm}$ :

Achievements $\hspace{1.11cm}$ :

References $\hspace{1.5cm}$ : (names of people in positions like your school Prinicipal who can certify your character and conduct)

अब हमें करिकुलम वाइटे के साथ एक कवरिंग लेटर भेजने की आवश्यकता है। निम्नलिखित पत्र एक उदाहरण है।

Your name and address
Date

The Manager
Human Resource Division
Wonderland Communications
South Street, Salem
Tamil Nadu

Dear Sir,

I would like to apply for the post of Customer Support Executive that you have advertised in The Hindu of 15 November 2005.
$\qquad$ I have just completed my Diploma in Communication from the State Polytechnic. I was happy to note that you do not insist on experience.
$\qquad$ If selected, this would be my first job. I am a sincere, honest and hardworking person. I am friendly and outgoing and have good communication skills.
$\qquad$ I am enclosing my resume and look forward to meeting you in person.

Regards,
Yours truly,

(Signature)

गतिविधि

1. आपको कक्षा XII की परीक्षा के लिए अपना रोल नंबर कार्ड प्राप्त नहीं हुआ है। सीबीएसई के परीक्षा शाखा, रजिस्ट्रार को इसके लिए अनुरोध करते हुए एक पत्र लिखें।

2. अपने इलाके के निवासी कल्याण संघ के अध्यक्ष को पानी की कमी की समस्या को हल करने और जल संरक्षण के लिए कुछ उपाय सुझाते हुए एक पत्र लिखें।

3. अपने शहर में बिगड़ती कानून-व्यवस्था की स्थिति पर अपने विचार व्यक्त करते हुए एक समाचार पत्र के संपादक को पत्र लिखें।

4. अपने मित्र को एक बचाव अभियान में अपने अनुभव सुनाते हुए एक पत्र लिखें।

5. किसी पत्रिका के संपादक को एक नृत्य प्रदर्शन जो आपने देखा है या एक कला दीर्घा जो आपने देखी है, का वर्णन करते हुए एक पत्र लिखें।