अध्याय 3 में आपने सीखा था कि सभी व्यावसायिक लेन-देनों को पहले जर्नल में रिकॉर्ड किया जाता है और फिर उन्हें लेजर खातों में पोस्ट किया जाता है। एक छोटा व्यवसाय अपने सभी लेन-देनों को केवल एक ही पुस्तक में, अर्थात् जर्नल में रिकॉर्ड कर सकता है। लेकिन जैसे-जैसे व्यवसाय का विस्तार होता है और लेन-देनों की संख्या बड़ी हो जाती है, प्रत्येक लेन-देन को जर्नलाइज़ करना कठिन हो सकता है। व्यावसायिक लेन-देनों की तेज़, कुशल और सटीक रिकॉर्डिंग के लिए, जर्नल को विशेष जर्नलों में उप-विभाजित किया जाता है। कई व्यावसायिक लेन-देन दोहराव वाले होते हैं। उन्हें विशेष जर्नलों में आसानी से रिकॉर्ड किया जा सकता है, जिनमें से प्रत्येक समान प्रकृति के सभी लेन-देनों को रिकॉर्ड करने के लिए होता है। उदाहरण के लिए, सभी नकद लेन-देनों को एक पुस्तक में, सभी क्रेडिट बिक्री लेन-देनों को दूसरी पुस्तक में और सभी क्रेडिट खरीद लेन-देनों को एक अन्य पुस्तक में रिकॉर्ड किया जा सकता है और इसी तरह। इन विशेष जर्नलों को डे-बुक्स या सहायक पुस्तकें भी कहा जाता है। वे लेन-देन जिन्हें किसी विशेष जर्नल में रिकॉर्ड नहीं किया जा सकता, उन्हें जर्नल प्रॉपर नामक जर्नल में रिकॉर्ड किया जाता है। विशेष जर्नल लाभकारी सिद्ध होते हैं और लेखांकन कार्य में श्रम-विभाजन को संभव बनाते हैं। इस अध्याय में हम निम्नलिखित विशेष प्रयोजन की पुस्तकों की चर्चा करेंगे:

• कैश बुक
• पर्चेसेज़ बुक
• पर्चेसेज़ रिटर्न (रिटर्न आउटवर्ड्स) बुक
• सेल्स बुक
• सेल्स रिटर्न (रिटर्न इनवर्ड्स) बुक
• जर्नल प्रॉपर

4.1 कैश बुक

नकद बही एक ऐसी पुस्तक है जिसमें नकद प्राप्तियों और नकद भुगतानों से सम्बन्धित सभी लेन-देन दर्ज किए जाते हैं। इसकी शुरुआत अवधि के प्रारम्भ में नकद या बैंक शेष से होती है। आमतौर पर इसे मासिक आधार पर तैयार किया जाता है। यह अत्यंत लोकप्रिय पुस्तक है और सभी संगठन—चाहे वे बड़े हों या छोटे, लाभकारी हों या गैर-लाभकारी—इसे रखते हैं। यह डायरी के साथ-साथ नकद खाते (लेज़र) का भी कार्य करती है; इसे मूल प्रविष्टि पुस्तक भी कहा जाता है। जब नकद बही रखी जाती है, तो नकद लेन-देन डायरी में नहीं दर्ज किए जाते और लेज़र में नकद या बैंक के लिए कोई पृथक खाता आवश्यक नहीं होता।

4.1.1 एक स्तंभीय नकद बही

एक स्तंभीय नकद बही व्यवसाय के सभी नकद लेन-देन को कालानुक्रम में अंकित करती है, अर्थात् यह नकद प्राप्तियों और नकद भुगतानों का सम्पूर्ण विवरण होती है। जब कोई व्यावसायिक संस्था केवल नकद में ही सभी प्राप्तियाँ और भुगतान करती है, तो नकद बही में प्रत्येक पक्ष (डेबिट और क्रेडिट) पर केवल एक राशि स्तंभ होता है। एक स्तंभीय नकद बही का प्रारूप चित्र 4.1 में दिखाया गया है।

चित्र 4.1 : एक स्तंभीय नकद बही का प्रारूप

एक स्तंभीय नकद बही में प्रविष्टियाँ दर्ज करना और उसे संतुलित करना एक उदाहरण द्वारा स्पष्ट किया गया है। मान लीजिए कि मैसर्स रूपा ट्रेडर्स के निम्न लेन-देन हैं; देखिए कि ये प्रविष्टियाँ एक स्तंभीय नकद बही में किस प्रकार दर्ज की जाती हैं।

एकल स्तंभ नकद पुस्तक की पोस्टिंग

जैसा कि चित्र 4.1 से स्पष्ट है, कैश बुक के बाएँ भाग में नकद प्राप्तियाँ दर्ज होती हैं जबकि दाएँ भाग में नकद में किए गए सभी भुगतान दिखाए जाते हैं। कैश बुक के डेबिट पक्ष पर आने वाले खातों को संबंधित लेजर खातों में क्रेडिट किया जाता है क्योंकि उनके संबंध में नकद प्राप्त हुआ है। इस प्रकार, हमारे उदाहरण में, कैश बुक के डेबिट पक्ष पर ‘गुरमीत से नकद प्राप्त’ प्रविष्टि दर्ज है जो दर्शाती है कि गुरमीत से नकद प्राप्त हुआ है। अतः लेजर में, गुरमीत के खाते को क्रेडिट पक्ष के विवरण स्तंभ में ‘कैश’ लिखकर क्रेडिट किया जाएगा। इसी प्रकार, कैश बुक के क्रेडिट पक्ष पर आने वाले सभी खातों को डेबिट किया जाता है क्योंकि उनके संबंध में नकद/चेक का भुगतान किया गया है। अब देखिए, हमारे उदाहरण में लेन-देन किस प्रकार संबंधित लेजर खातों में पोस्ट किए गए हैं:

4.1.2 दो स्तंभीय कैश बुक

इस प्रकार की कैश बुक में, प्रत्येक पक्ष पर राशि के दो स्तंभ होते हैं। वास्तव में, आजकल बैंक लेन-देन की संख्या बहुत अधिक है। कई संगठनों में, जहाँ तक संभव हो, सभी प्राप्तियाँ और भुगतान बैंक के माध्यम से ही किए जाते हैं।

एक व्यवसायी आमतौर पर बैंक में चालू खाता खोलता है। बैंक चालू खाते में शेष राशि पर कोई ब्याज नहीं देता, लेकिन दी गई सेवाओं के लिए एक छोटी राशि, जिसे आकस्मिक शुल्क कहा जाता है, वसूलता है।

बैंक खाते में नकद/चेक जमा करने के लिए एक फॉर्म भरना होता है, जिसे पे-इन-स्लिप कहा जाता है। (देखें चित्र 4.2) इसमें एक काउंटरफॉइल भी होता है जो ग्राहक (जमाकर्ता) को वापस लौटा दिया जाता है, कैशियर के हस्ताक्षर के साथ रसीद के रूप में।

बैंक खाताधारक को पैसा निकालने के लिए खाली चेक फॉर्म जारी करता है। (देखें चित्र 4.3) जमाकर्ता चेक पर छपे शब्द ‘Pay’ के बाद उस पक्ष का नाम लिखता है जिसे भुगतान करना है। चेक

चित्र 4.2 : एक पे-इन-स्लिप

चित्र 4.3 : एक चेक

चेक पर मुद्रित शब्द “बीयरर” होता है, जिसका अर्थ है कि भुगतान उस व्यक्ति को किया जाएगा जिसका नाम “पे” शब्द के बाद लिखा गया है या चेक के वाहक को। जब शब्द “बीयरर” को एक रेखा खींचकर काट दिया जाता है, तो चेक ऑर्डर चेक बन जाता है। इसका अर्थ है कि भुगतान उस व्यक्ति को किया जाएगा जिसका नाम चेक पर लिखा है या उसके आदेश पर उचित पहचान के बाद।

चेक आमतौर पर क्रॉस किए जाते हैं। क्रॉस किए गए चेक का भुगतान सीधे काउंटर पर पार्टी को नहीं किया जा सकता। यह केवल बैंक के माध्यम से ही किया जाएगा। जब चेक पर दो समानांतर रेखाएं खींची जाती हैं, तो उसे क्रॉस कहा जाता है। भुगतान को विभिन्न स्तरों की सुरक्षा प्रदान करने वाले विभिन्न प्रकार के क्रॉसिंग को चित्र 4.4 में दिखाया गया है।

ए/सी पेयी ओनली क्रॉसिंग के मामले में, चेक की राशि केवल उस व्यक्ति के खाते में जमा की जा सकती है जिसका नाम चेक पर दिखाई देता है। जब दो समानांतर रेखाओं के बीच बैंक का नाम लिखा जाता है, तो यह विशेष क्रॉसिंग बन जाती है और भुगतान केवल उस बैंक को किया जा सकता है जिसका नाम दो रेखाओं के बीच लिखा गया है।

हालांकि ऐसा शायद ही कभी किया जाता है, एक चेक को प्राप्तकर्ता (व्यक्ति जिसके पक्ष में चेक जारी किया गया है) दूसरे व्यक्ति को स्थानांतरित कर सकता है, यदि वह ‘ए/सी पेयी ओनली’ (A/c payee only) से क्रॉस नहीं किया गया है। एक बेयरर चेक केवल सौंपने (डिलीवरी) से आगे बढ़ाया जा सकता है। एक ऑर्डर चेक स्थानांतरण और सौंपने से स्थानांतरित किया जा सकता है। स्थानांतरण का अर्थ है चेक के पीछे एक विशेष व्यक्ति को चेक भुगतान करने के निर्देश लिखना और फिर उस पर हस्ताक्षर करना।

चित्र 4.4 : क्रॉसिंग के प्रकार

जब बैंक लेन-देन की संख्या अधिक होती है; तो जर्नल में इन्हें दर्ज करने के बजाय कैश बुक में ही बैंक लेन-देन के लिए एक अलग राशि कॉलम रखना सुविधाजनक होता है। इससे समय-समय पर बैंक खाते की स्थिति के बारे में जानकारी प्राप्त करने में मदद मिलती है। नकद लेन-देन की तरह ही, बैंक में सभी जमा राशियाँ बाएँ पक्ष में और बैंक के माध्यम से सभी निकासी/भुगतान दाएँ पक्ष में दर्ज किए जाते हैं। जब नकद राशि बैंक में जमा की जाती है या बैंक से नकद राशि निकाली जाती है, तो दोनों प्रविष्टियाँ कैश बुक में दर्ज की जाती हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि लेन-देन के दोनों पहलू कैश बुक में ही दिखाई देते हैं। जब नकद राशि बैंक में जमा की जाती है, तो जमा की गई राशि बैंक कॉलम में बाएँ पक्ष में लिखी जाती है और साथ ही उतनी ही राशि नकद कॉलम में दाएँ पक्ष में दर्ज की जाती है। जब बैंक से कार्यालय उपयोग के लिए नकद राशि निकाली जाती है, तो इसके विपरीत प्रविष्टियाँ दर्ज की जाती हैं। ऐसी प्रविष्टियों के सामने L.F. कॉलम में C शब्द लिखा जाता है, जो contra के लिए होता है, यह दर्शाता है कि इन प्रविष्टियों को लेजर खाते में पोस्ट नहीं किया जाना है।

बैंक कॉलम को नकद कॉलम की तरह ही संतुलित किया जाता है। हालांकि, बैंक कॉलम में क्रेडिट शेष भी हो सकता है क्योंकि बैंक से ओवरड्राफ्ट लिया गया होता है। ओवरड्राफ्ट एक ऐसी स्थिति होती है जब बैंक से निकाला गया नकद जमा राशि से अधिक हो जाता है। चेक प्राप्त होने संबंधी प्रविष्टियाँ नकद पुस्तक के बैंक कॉलम में की जानी चाहिए। जब कोई चेक प्राप्त होता है, तो उसे उसी दिन बैंक में जमा किया जा सकता है या किसी अन्य दिन जमा किया जा सकता है। यदि यह उसी दिन जमा किया जाता है तो राशि को नकद पुस्तक के बैंक कॉलम में प्राप्तियों की ओर दर्ज किया जाता है। यदि चेक किसी अन्य दिन जमा किया जाता है, तो उस स्थिति में प्राप्ति की तारीख को इसे नकद प्राप्त माना जाता है और इसलिए इसे नकद कॉलम में प्राप्तियों की ओर दर्ज किया जाता है। बैंक में जमा करने के दिन, इसे बैंक कॉलम में प्राप्ति (डेबिट) की ओर और नकद कॉलम में भुगतान (क्रेडिट) की ओर दिखाया जाता है। यह एक कॉन्ट्रा प्रविष्टि है।

यदि किसी ग्राहक से प्राप्त चेक डिसऑनर हो जाता है, तो बैंक उस डिसऑनर चेक को वापस लौटाएगा और फर्म के खाते को डेबिट करेगा। ऐसे चेक या बैंक से सूचना प्राप्त होने पर, फर्म कैश बुक के क्रेडिट साइड पर एक प्रविष्टि करेगी जिसमें बैंक कॉलम में डिसऑनर चेक की राशि दर्ज की जाएगी और विवरण कॉलम में ग्राहक का नाम लिखा जाएगा। यह प्रविष्टि उस स्थिति को पुनः स्थापित करेगी जो ग्राहक से चेक प्राप्त करने और बैंक में जमा करने से पहले थी। चेक का डिसऑनर होना का अर्थ है चेक का बिना भुगतान के वापस लौटना, आमतौर पर ग्राहक के बैंक खाते में पर्याप्त धनराशि न होने के कारण।

यदि बैंक ब्याज, कमीशन या अन्य बैंक सेवाओं के लिए शुल्क के कारण फर्म के खाते को डेबिट करता है, तो प्रविष्टि बैंक कॉलम में क्रेडिट साइड पर की जाएगी। यदि बैंक फर्म के खाते को क्रेडिट करता है, तो प्रविष्टि कैश बुक के डेबिट साइड पर उपयुक्त कॉलम में की जाएगी। डबल कॉलम कैश बुक का प्रारूप चित्र 4.5 में दिखाया गया है।

चित्र 4.5 : डबल कॉलम कैश बुक का प्रारूप

अब हम सीखेंगे कि लेन-देन को डबल कॉलम कैश बुक में कैसे दर्ज किया जाता है।

निम्नलिखित उदाहरण पर विचार करें:

M/s Tools India से संबंधित निम्नलिखित लेन-देन हैं:

उपरोक्त व्यावसायिक लेन-देनों के आधार पर दो-स्तंभीय नकद पुस्तक इस प्रकार तैयार की जाएगी :

जब नकद पुस्तक में बैंक स्तंभ रखा जाता है, तब लेज़र में बैंक खाता भी नहीं खोला जाता। बैंक स्तंभ स्वयं बैंक खाते का कार्य करता है। C चिह्नित प्रविष्टियाँ (जैसा पहले बताया गया कॉन्ट्रा प्रविष्टियाँ हैं) नकद पुस्तक से लेज़र में पोस्ट करते समय नज़रअंदाज़ कर दी जाती हैं। ये प्रविष्टियाँ नकद खाते का बैंक खाते के विरुद्ध डेबिट या क्रेडिट दर्शाती हैं। अब हम देखेंगे कि दो-स्तंभीय नकद पुस्तक में दर्ज लेन-देनों को व्यक्तिगत खातों में कैसे पोस्ट किया जाता है।

4.1.3 पेटी कैश बुक

प्रत्येक संगठन में यातायात, ढुलाई, डाक, टेलीग्राम तथा अन्य व्यय (सामूहिक रूप से विविध व्ययों के अंतर्गत दर्ज) जैसे अनेक छोटे-छोटे भुगतान किए जाते हैं। ये प्रायः दोहराव वाले होते हैं। यदि इ सभी भुगतानों को कैशियर द्वारा संभाला जाए और मुख्य कैश बुक में दर्ज किया जाए, तो यह प्रक्रिया अत्यंत जटिल सिद्ध होती है। कैशियर अत्यधिक भारी हो सकता है और कैश बुक बहुत मोटी हो सकती है। इससे बचने के लिए बड़े संगठन सामान्यतः एक अतिरिक्त कैशियर (पेटी कैशियर) नियुक्त करते हैं और इन लेन-देनों को दर्ज करने के लिए एक पृथक कैश बुक रखते हैं। ऐसी कैश बुक जिसे पेटी कैशियर रखता है, पेटी कैश बुक कहलाती है।

छोटा कैशियर इम्प्रेस्ट प्रणाली पर काम करता है। इस प्रणाली के तहत, एक निश्चित अवधि की शुरुआत में छोटे कैशियर को एक निश्चित राशि, मान लीजिए ₹ 2,000 दी जाती है। इस राशि को इम्प्रेस्ट राशि कहा जाता है। छोटा कैशियर इस इम्प्रेस्ट राशि से सभी छोटे भुगतान करता रहता है और जब वह इम्प्रेस्ट राशि का एक बड़ा हिस्सा, मान लीजिए ₹ 1,780 खर्च कर देता है, तो वह मुख्य कैशियर से खर्च की गई राशि की प्रतिपूर्ति प्राप्त करता है। इस प्रकार, वह अगली अवधि की शुरुआत में फिर से पूरी इम्प्रेस्ट राशि के साथ काम करता है। प्रतिपूर्ति साप्ताहिक, पाक्षिक या मासिक आधार पर की जा सकती है, यह छोटे भुगतानों की आवृत्ति पर निर्भर करता है। (कुछ मामलों में, पेटी कैश प्रणाली मुख्य कैश बुक के माध्यम से ही संचालित की जाती है। ऐसे मामलों में, पेटी कैश बुक स्वतंत्र रूप से नहीं रखी जाती।)

पेटी कैश बुक में प्रायः भुगतान पक्ष (क्रेडिट) के लिए प्रथम अन्य राशि स्तंभ के अतिरिक्त कई राशि स्तंभ होते हैं। प्रत्येक राशि स्तंभ सबसे सामान्य विशिष्ट भुगतान मदों के लिए आरक्षित होता है। अंतिम राशि स्तंभ ‘विविध’ के रूप में नामित होता है और उसके बाद एक ‘टिप्पणी’ स्तंभ होता है। विविध स्तंभ में वे भुगतान दर्ज किए जाते हैं जिनके लिए कोई पृथक स्तंभ नहीं है। ‘टिप्पणी’ में भुगतान की प्रकृति दर्ज की जाती है। अवधि के अंत में सभी राशि स्तंभों का योग किया जाता है। राशि स्तंभ 1 का योग कुल खर्च की गई तथा प्रतिपूर्ति के लिए उपलब्ध राशि को दर्शाता है। प्राप्ति (डेबिट) पक्ष पर केवल एक राशि स्तंभ होता है। दिनांक, वाउचर संख्या और विवरण के स्तंभ प्राप्तियों और भुगतान दोनों के लिए सामान्य होते हैं।

बॉक्स 1

पेटी कैश बुक रखने के लाभ

1. मुख्य कैशियर के समय और प्रयासों की बचत: मुख्य कैशियर को छोटे-मोटे भुगतानों से नहीं जूझना पड़ता। वह बड़ी रकम वाले नकद लेन-देन पर ध्यान केंद्रित कर सकता है। इससे समय व श्रम की बचत होती है और मुख्य कैशियर अपने कर्तव्यों को अधिक प्रभावी ढंग से निभा सकता है।

2. नकद भुगतानों पर प्रभावी नियंत्रण: कार्य के विभाजन के कारण नकद नियंत्रण आसान हो जाता है। मुख्य कैशियर बड़े भुगतानों को सीधे तौर पर और छोटे भुगतानों को पेटी कैशियर पर नज़र रखकर नियंत्रित कर सकता है। इस तरह धोखाधड़ी या गबन की संभावना बहुत कम हो जाती है।

3. सुविधाजनक अभिलेखन: मुख्य कैश बुक में छोटे-मोटे भुगतानों की प्रविष्टि करने से वह मोटी और असुविधाजनक हो जाती है। इसके अलावा, भौतिकता सिद्धांत यह तय करता है कि नगण्य विवरण मुख्य कैश बुक में नहीं देने चाहिए। इस प्रकार कैश बुक केवल महत्वपूर्ण और उपयोगी जानकारी ही दिखाती है।

इस तरह की छोटी अदायगियों की प्रविष्टि आसान हो जाती है क्योंकि विभिन्न प्रकार के खर्चों के योग-फल लेजर में पोस्ट किए जाते हैं। इससे लेजर में प्रत्येक वस्तु को अलग से पोस्ट करने का समय व श्रम भी बचता है। संक्षेप में यह कहा जा सकता है कि पेटी कैश बुक तैयार करना लागत-नियंत्रण की एक प्रक्रिया है।

उदाहरण के लिए, मि. मोहित, मेसर्स समायरा ट्रेडर्स के पेटी कैशियर को 01 मई 2017 को मुख्य कैशियर से ₹2,000 प्राप्त हुए। माह के दौरान छोटे खर्चों का विवरण इस प्रकार है:

पेटी कैश बुक से पोस्टिंग

पेटी कैश बुक आवधिक रूप से संतुलित किया जाता है। कुल प्राप्तियों और कुल भुगतानों के बीच का अंतर पेटी कैशियर के पास शेष राशि होता है। यह शेष राशि अगली अवधि में ले जाया जाता है और पेटी कैशियर को वास्तव में खर्च की गई राशि का भुगतान किया जाता है। लेजर में एक पेटी कैश खाता खोला जाता है। इसे पेटी कैशियर को दी गई राशि के साथ डेबिट किया जाता है। प्रत्येक व्यय खाते को संबंधित स्तंभ के अनुसार आवधिक कुल के साथ “पेटी कैश खाता” लिखकर व्यक्तिगत रूप से डेबिट किया जाता है और पेटी कैश खाते को अवधि के दौरान हुए कुल व्यय के साथ “पेटी कैश बुक के अनुसार विविध” लिखकर क्रेडिट किया जाता है। पेटी कैश खाता संतुलित किया जाता है। यह पेटी कैशियर के पास वास्तविक नकदी को दर्शाता है।

महीने के लिए पेटी कैश बुक इस प्रकार तैयार की जाएगी :

4.1.4 कैश बुक का संतुलन

बाईं ओर सभी नकद प्राप्तियों (डेबिट) से संबंधित नकद लेन-देन और दाईं ओर सभी नकद भुगतानों (क्रेडिट) से संबंधित लेन-देन तिथि-क्रम में दर्ज किए जाते हैं। जब कैश बुक रखा जाता है, तो लेज़र में अलग से कैश खाता नहीं खोला जाता। कैश बुक को लेज़र में किसी खाते की तरह ही संतुलित किया जाता है। पर यह ध्यान देना चाहिए कि कैश बुक के मामले में हमेशा डेबिट शेष रहेगा, क्योंकि नकद भुगतान कभी भी नकद प्राप्तियों और अवधि की शुरुआत में हाथ में मौजूद नकद राशि से अधिक नहीं हो सकते।

नकद प्राप्तियों के लिए स्रोत दस्तावेज़ प्रायः कैशियर द्वारा जारी रसीद की प्रतिलिपि होती है। भुगतान के लिए कोई भी दस्तावेज़, चालान, बिल, रसीद आदि, जिसके आधार पर भुगतान किया गया है, नकद पुस्तक में लेन-देन दर्ज करने के लिए स्रोत दस्तावेज़ का कार्य करेगा। जब भुगतान कर दिया जाता है, तो इन सभी दस्तावेज़ों, जिन्हें सामान्यतः वाउचर कहा जाता है, को क्रमिक संख्या दी जाती है और भविष्य में संदर्भ एवं सत्यापन के लिए एक अलग फाइल में दाखिल किया जाता है।

उदाहरण 1

M/s कुंटिया ट्रेडर्स द्वारा किए गए निम्नलिखित लेन-देनों से एकल स्तंभ नकद पुस्तक तैयार कीजिए।

हल

उदाहरण 2

निम्न लेन-देनों को दो स्तंभीय नकद पुस्तक में अभिलेखित करें और संतुलित करें।

हल

उदाहरण 3

निम्न लेन-देनों से मिसेज़ लेज़र ज़ोन के जनवरी 2014 माह के लिए बैंक कॉलम नकद पुस्तिका तैयार करें और उन्हें संबंधित लेजर खातों में पोस्ट करें :

हल

उदाहरण 4

दिसंबर 2014 के निम्न लेन-देनों से म/s एडवांस टेक्नोलॉजी प्रा. लि. का दो स्तंभीय नकद पुस्तिका तैयार कीजिए :

हल

(ii) खाता पोस्टिंग

4.2 खरीद (जर्नल) पुस्तक

सभी माल की क्रेडिट खरीदें खरीद जर्नल में दर्ज की जाती हैं जबकि नकद खरीदें नकद पुस्तक में दर्ज की जाती हैं। अन्य खरीदें जैसे कार्यालय उपकरण, फर्नीचर, भवन की खरीद, यदि क्रेडिट पर खरीदी गई हैं तो जर्नल प्रॉपर में दर्ज की जाती हैं या यदि नकद के लिए खरीदी गई हैं तो नकद पुस्तक में दर्ज की जाती हैं। इस पुस्तक में प्रविष्टियाँ दर्ज करने के लिए स्रोत दस्तावेज़ वे चालान या बिल हैं जो फर्म को माल के आपूर्तिकर्ताओं से प्राप्त होते हैं। प्रविष्टियाँ चालान की शुद्ध राशि के साथ की जाती हैं। व्यापार छूट और चालान के अन्य विवरणों को इस पुस्तक में दर्ज करने की आवश्यकता नहीं होती है। खरीद जर्नल का प्रारूप चित्र 4.6 में दिखाया गया है।

चित्र 4.6 : खरीद (जर्नल) पुस्तक का प्रारूप

खरीद पुस्तक का मासिक योग लेज़र में खरीद खाते के डेबिट में पोस्ट किया जाता है। व्यक्तिगत आपूर्तिकर्ताओं के खाते रोज़ाना पोस्ट किए जा सकते हैं। निम्नलिखित विवरण को M/s कनिका ट्रेडर्स से प्राप्त करें और देखें कि प्रविष्टियाँ खरीद जर्नल में कैसे दर्ज की जाती हैं।

खरीद जर्नल से पोस्टिंग प्रतिदिन संबंधित खातों में उनकी संबंधित राशियों के साथ क्रेडिट पक्ष पर की जाती है। खरीद जर्नल का योग समय-समय पर खरीद खाते के डेबिट में पोस्ट किया जाता है, सामान्यतः मासिक आधार पर। हालांकि, यदि लेन-देनों की संख्या बहुत अधिक है, तो यह योग किसी अन्य सुविधाजनक समय अंतराल पर जैसे प्रतिदिन, साप्ताहिक या पखवाड़े आधार पर किया और पोस्ट किया जा सकता है। खरीद जर्नल से लेज़र में पोस्टिंग इस प्रकार दिखाई गई है:

4.3 खरीद वापसी (जर्नल) बही

इस पुस्तक में, वस्तुओं की खरीद वापसी दर्ज की जाती है। कभी-कभी खरीदी गई वस्तुएं विभिन्न कारणों से जैसे कि वस्तुएं आवश्यक गुणवत्ता की नहीं हैं, या खराब हैं आदि, आपूर्तिकर्ता को वापस भेजी जाती हैं। प्रत्येक वापसी के लिए, एक डेबिट नोट (दो प्रतियों में) तैयार किया जाता है और मूल प्रति आपूर्तिकर्ता को भेजी जाती है ताकि वह अपनी पुस्तक में आवश्यक प्रविष्टियाँ कर सके। आपूर्तिकर्ता भी एक नोट तैयार कर सकता है, जिसे क्रेडिट नोट कहा जाता है। खरीद वापसी जर्नल में प्रविष्टियाँ दर्ज करने के लिए स्रोत दस्तावेज़ आमतौर पर एक डेबिट नोट होता है। एक डेबिट नोट में पक्ष का नाम (जिसे वस्तुएं वापस भेजी गई हैं), वापस भेजी गई वस्तुओं का विवरण और वस्तुओं को वापस भेजने का कारण होगा। प्रत्येक डेबिट नोट क्रमांकित और दिनांकित होता है। खरीद वापसी जर्नल का प्रारूप चित्र 4.7(a) में दिखाया गया है।

चित्र 4.7(a) : खरीद वापसी (जर्नल) पुस्तक का प्रारूप

बॉक्स 2

डेबिट नोट और क्रेडिट नोट

डेबिट नोट एक ऐसा दस्तावेज़ है जिससे किसी पक्ष के खिलाफ क्रेडिट बिक्री के अलावा किसी अन्य कारण से डेबिट बनाने का प्रमाण मिलता है। जब यह पाया जाता है कि आपूर्ति की गई वस्तुएँ दिए गए ऑर्डर की शर्तों के अनुसार नहीं हैं, तो खराब वस्तुओं को आपूर्तिकर्ता को वापस लौटा दिया जाता है और आपूर्तिकर्ता को डेबिट करने के लिए एक नोट तैयार किया जाता है; या जब किसी ग्राहक से कोई अतिरिक्त राशि वसूलनी हो, तो ऐसा नोट तैयार कर ग्राहक को अतिरिक्त बकाया के लिए डेबिट किया जाता है। इन दोनों स्थितियों में इस नोट को डेबिट नोट कहा जाता है (देखें चित्र 4.7(b))।

क्रेडिट नोट तब तैयार किया जाता है जब किसी पक्ष को क्रेडिट खरीद के अलावा किसी अन्य कारण से क्रेडिट देना हो। इसे लाल स्याही में बनाना सामान्य अभ्यास है। जब कोई वस्तु ग्राहक से वापस प्राप्त हो, तो उसे एक क्रेडिट नोट भेजना चाहिए। क्रेडिट नोट का सुझाया गया प्रारूप चित्र 4.7(c) में दिखाया गया है।

चित्र 4.7(b) : डेबिट नोट का नमूना दिखाता है

चित्र 4.7(c) : क्रेडिट नोट का नमूना दिखाता है

कनिका ट्रेडर्स की खरीद (जर्नल) पुस्तक को देखें तो आप देखेंगे कि नीमा इलेक्ट्रॉनिक्स से 20 मिनी टीवी और 15 टेप-रिकॉर्डर ₹ 1,82,000 में खरीदे गए। हालाँकि, डिलीवरी के समय 2 मिनी टीवी और टेप-रिकॉर्डर खराब पाए गए और डेबिट नोट संख्या 03/2017 के माध्यम से वापस कर दिए गए। इस स्थिति में, खरीद वापसी पुस्तक इस प्रकार तैयार की जाएगी:

खरीद वापसी जर्नल से पोस्टिंग करते समय यह आवश्यक है कि आपूर्तिकर्ता के व्यक्तिगत खातों को वापसी की राशि से डेबिट किया जाए और खरीद वापसी खाते को आवधिक कुल से क्रेडिट किया जाए।

4.4 बिक्री (जर्नल) पुस्तक

सभी माल की ऋण बिक्रियाँ बिक्री जर्नल में दर्ज की जाती हैं। नकद बिक्रियाँ नकद बही में दर्ज की जाती हैं। बिक्री जर्नल का प्रारूप पहले समझाए गए क्रय जर्नल के समान होता है। बिक्री जर्नल में प्रविष्टियाँ दर्ज करने के लिए स्रोत दस्तावेज़ फर्म द्वारा ग्राहकों को जारी किया गया बिक्री चालान या बिल होता है। बिक्री की तिथि, चालान संख्या, ग्राहक का नाम और चालान की राशि बिक्री जर्नल में दर्ज की जाती है। बिक्री लेन-देन के अन्य विवरण जिनमें भुगतान की शर्तें शामिल हैं, चालान में उपलब्ध होते हैं। वास्तव में, प्रत्येक बिक्री के लिए बिक्री चालान की दो या दो से अधिक प्रतियाँ तैयार की जाती हैं। बही-लेखक बिक्री जर्नल में बिक्री चालान की एक प्रति से प्रविष्टियाँ करता है। बिक्री जर्नल का प्रारूप चित्र 4.8 में दिखाया गया है। बिक्री जर्नल में एक अतिरिक्त स्तंभ जोड़ा जा सकता है जिसमें ग्राहक से वसूल किया गया बिक्री कर दर्ज किया जाए और निर्धारित समय के भीतर सरकार को देना हो। समय-समय पर, प्रत्येक माह के अंत में राशि स्तंभ को योग किया जाता है और लेज़र में बिक्री खाते के क्रेडिट पक्ष पर पोस्ट किया जाता है। व्यक्तिगत ग्राहकों के खातों के डेबिट पक्ष पर पोस्टिंग रोज़ाना की जा सकती है।

चित्र 4.8 : बिक्री (जर्नल) नकद बही का प्रारूप

उदाहरण के लिए मेसर्स कोइना सप्लायर्स ने ऋण पर बेचा:

(i) दो वाटर प्यूरीफायर @ ₹ 2,100 प्रत्येक और पाँच बकेट @ ₹ 130 प्रत्येक मेसर्स रमन ट्रेडर्स को (चालान संख्या 178 दिनांक 06 अप्रैल, 2017)।

(ii) पाँच सड़क किनारे के कंटेनर @ ₹ 4,200 प्रति कंटेनर M/s नूतन एंटरप्राइजेज को (चालान संख्या 180 दिनांक 09 अप्रैल, 2017)

(iii) 100 बड़े बकेट @ ₹ 850 प्रति बकेट M/s रमन ट्रेडर्स को (चालान संख्या 209, दिनांक 28 अप्रैल, 2017)।

उपर्युक्त लेन-देनों को बिक्री दिनिक में इस प्रकार दर्ज किया जाएगा:

बिक्री दिनिक से लेजर में रखे ग्राहकों के खातों के डेबिट में पोस्टिंग की जाती है। खरीद दिनिक की तरह, व्यक्तिगत ग्राहकों के खातों में राशि के साथ प्रायः दैनिक पोस्टिंग की जाती है। बिक्री दिनिक को भी समय-समय पर (आमतौर पर मासिक) कुल किया जाता है, और इस कुल को लेजर में बिक्री खाते के क्रेडिट में डाला जाता है। उपरोक्त दिखाए गए बिक्री (दिनिक) पुस्तक को संबंधित लेजर खातों में इस प्रकार पोस्ट किया जाएगा:

4.5 बिक्री वापसी (दिनिक) पुस्तक

इस जर्नल का उपयोग ग्राहकों द्वारा माल की वापसी को उनके खाते में क्रेडिट के रूप में दर्ज करने के लिए किया जाता है। ग्राहक से माल प्राप्त होने पर, एक क्रेडिट नोट तैयार किया जाता है, जैसा कि पहले उल्लेखित डेबिट नोट। क्रेडिट नोट और डेबिट नोट के बीच अंतर यह है कि पहले को विक्रेता तैयार करता है और दूसरे को खरीदार। डेबिट नोट की तरह, क्रेडिट नोट भी दो प्रतियों में तैयार किया जाता है और इसमें ग्राहक का नाम, वापस लौटाए गए माल का विवरण और राशि आदि विवरण होते हैं। प्रत्येक क्रेडिट नोट क्रमिक रूप से क्रमांकित और दिनांकित होता है। सेल्स रिटर्न बुक में प्रविष्टियाँ दर्ज करने के लिए स्रोत दस्तावेज़ सामान्यतः क्रेडिट नोट होता है। सेल्स रिटर्न बुक का प्रारूप चित्र 4.9 में दिखाया गया है।

चित्र 4.9 : सेल्स रिटर्न (जर्नल) बुक का प्रारूप

यदि आप कोइना सप्लायर की सेल्स (जर्नल) बुक देखेंगे तो आप पाएंगे कि दो वाटर प्यूरीफायर रमन ट्रेडर्स को ₹ 2,100 प्रति इकाई की दर से बेचे गए थे, जिनमें से एक प्यूरीफायर विनिर्माण दोष के कारण वापस लौटाया गया (क्रेडिट नोट संख्या 10/2017)। इस स्थिति में, सेल्स रिटर्न (जर्नल) बुक इस प्रकार तैयार की जाएगी :

सेल्स रिटर्न जर्नल में पोस्टिंग करते समय ग्राहक के खाते को रिटर्न की राशि के साथ क्रेडिट करना होता है और सेल्स रिटर्न खाते को आवधिक कुल के साथ डेबिट करना होता है, ठीक उसी तरह जैसे कि पर्चेस जर्नल से पोस्टिंग करते समय किया जाता है।

इलस्ट्रेशन 5

M/s Hi-Life Fashions के निम्नलिखित लेन-देनों को सितंबर 2014 के लिए पर्चेस और पर्चेस रिटर्न बुक में दर्ज करें और उन्हें लेजर खातों में पोस्ट करें:

हल

(ii) लेजर पोस्टिंग

इलस्ट्रेशन 6

M/s विनीत स्टोर्स की सेल्स और सेल्स रिटर्न बुक में निम्नलिखित लेन-देन दर्ज कीजिए:

हल

(ii) लेजर पोस्टिंग

उदाहरण: 7

निम्न लेन-देनों से क्रय पुस्तिका तथा क्रय वापसी पुस्तिका तैयार कीजिए:

उदाहरण: 8

निम्न लेन-देनों से मेसर्स आकाश, राजस्थान की बिक्री पुस्तिका तथा बिक्री वापसी पुस्तिका तैयार कीजिए:

Rationalised 2023-24

4.6 जर्नल प्रॉपर

एक पुस्तक जिसमें ऐसे लेन-देनों को रिकॉर्ड किया जाता है जो विशेष जर्नलों में स्थान नहीं पाते, उसे जर्नल प्रॉपर या जर्नल रेसिड्यूल कहा जाता है।

निम्नलिखित लेन-देन इस जर्नल में रिकॉर्ड किए जाते हैं:

1. ओपनिंग एंट्री: नए लेखा वर्ष की शुरुआत में नई पुस्तकों का सेट खोलने और उसमें संपत्तियों, देनदारियों और पूंजी के प्रारंभिक शेष रिकॉर्ड करने के लिए, जर्नल में ओपनिंग एंट्री की जाती है।

2. एडजस्टमेंट एंट्रीज: लेखा अवधि के अंत में लेजर खाते को आधारभूत आधार पर अद्यतन करने के लिए ऐसी एंट्रीज की जाती हैं। जैसे कि बकाया किराया, प्रीपेड बीमा, मूल्यह्रास और अग्रिम प्राप्त कमीशन।

3. सुधार एंट्रीज: मूल प्रविष्टि की पुस्तकों में लेन-देनों की रिकॉर्डिंग और उनकी लेजर खातों में पोस्टिंग में त्रुटियों को सुधारने के लिए इस जर्नल का उपयोग किया जाता है।

4. स्थानांतरण प्रविष्टियाँ: लेखांकन वर्ष के अंत में ड्रॉइंग खाते को पूंजी खाते में स्थानांतरित किया जाता है। व्यय खाते और आय खाते जो संतुलन के समय संतुलित नहीं होते हैं, विशिष्ट लेन-देनों को रिकॉर्ड करने के लिए खोले जाते हैं। व्यवसाय के संचालन से संबंधित खाते जैसे बिक्री, खरीद, प्रारंभिक स्टॉक, आय, लाभ और व्यय आदि, और ड्रॉइंग वर्ष के अंत में बंद कर दिए जाते हैं और उनके कुल/शेष को जर्नल प्रविष्टियों को रिकॉर्ड करके ट्रेडिंग और लाभ-हानि खाते में स्थानांतरित किया जाता है। इन्हें समापन प्रविष्टियाँ भी कहा जाता है।

5. अन्य प्रविष्टियाँ: बिंदु संख्या 1 से 4 में उल्लिखित उपरोक्त प्रविष्टियों के अतिरिक्त, निम्नलिखित लेन-देनों की रिकॉर्डिंग जर्नल प्रॉपर में की जाती है:

(i) चेक के डिसऑनर के समय पहले प्राप्त या दी गई छूट की रद्दीकरण प्रविष्टि।

(ii) वस्तुओं की क्रेडिट पर खरीद/बिक्री जो कि वस्तुओं के अलावा अन्य वस्तुएँ हों।

(iii) मालिक द्वारा व्यक्तिगत उपयोग के लिए वापस ली गई वस्तुएँ।

(iv) बिक्री प्रचार के लिए नमूने के रूप में वितरित की गई वस्तुएँ।

(v) विनिमय पत्रों का समर्थन और डिसऑनर।

(vi) कन्साइनमेंट और संयुक्त उपक्रम आदि के संबंध में लेन-देन।

(vii) आग/चोरी/खराब होने से वस्तुओं की हानि।

अपनी समझ की जाँच - I

सही उत्तर चुनें

(क) जब कोई फर्म कैश बुक रखता है, तो उसे नहीं रखना पड़ता;

(i) जर्नल प्रॉपर

(ii) खरीद (जर्नल) बुक

(iii) बिक्री (जर्नल) बुक

(iv) लेज़र में बैंक और कैश खाता

(ख) दो स्तंभ वाली कैश बुक दर्ज करती है:

(i) सभी लेन-देन

(ii) कैश और बैंक लेन-देन

(iii) केवल कैश लेन-देन

(iv) केवल क्रेडिट लेन-देन

(ग) नकदी में खरीदे गए माल दर्ज किए जाते हैं:

(i) खरीद (जर्नल) बुक में

(ii) बिक्री (जर्नल) बुक में

(iii) कैश बुक में

(iv) खरीद वापसी (जर्नल) बुक में

(घ) कैश बुक यह लेन-देन दर्ज नहीं करती:

(i) कैश प्रकृति का

(ii) क्रेडिट प्रकृति का

(iii) कैश और क्रेडिट प्रकृति का

(iv) इनमें से कोई नहीं

(ङ) इन लेन-देनों का कुल खरीद खाते में पोस्ट किया जाता है:

(i) फर्नीचर की खरीद

(ii) नकद और क्रेडिट खरीद

(iii) खरीद वापसी

(iv) स्टेशनरी की खरीद

(च) बिक्री वापसी जर्नल का आवधिक कुल पोस्ट किया जाता है:

(i) बिक्री खाते में

(ii) माल खाते में

(iii) खरीद वापसी खाते में

(iv) बिक्री वापसी खाते में

(छ) कैश बुक में बैंक खाते का क्रेडिट शेष दिखाता है:

(i) ओवरड्राफ्ट

(ii) हमारे बैंक में जमा कैश

(iii) बैंक से निकाला गया कैश

(iv) इनमें से कोई नहीं

(ज) खरीद वापसी जर्नल का आवधिक कुल पोस्ट किया जाता है:

(i) खरीद खाते में

(ii) लाभ-हानि खाते में

(iii) खरीद वापसी खाते में

(iv) फर्नीचर खाते में

(झ) खाते को संतुलित करना अर्थात:

(i) डेबिट पक्ष का कुल

(ii) क्रेडिट पक्ष का कुल

(iii) डेबिट और क्रेडिट के कुल में अंतर

(iv) इनमें से कोई नहीं

4.7 खातों को संतुलित करना

लेजर में खातों को आवधिक रूप से संतुलित किया जाता है, आमतौर पर लेखांकन अवधि के अंत में, प्रत्येक राशि की शुद्ध स्थिति ज्ञात करने के उद्देश्य से। किसी खाते का संतुलन इसका अर्थ है कि दोनों पक्षों का योग निकाला जाता है और उनके बीच का अंतर उस पक्ष पर दिखाया जाता है जो छोटा होता है ताकि उनके योग बराबर हो सकें। ‘बैलेंस c/d’ शब्द दोनों पक्षों के बीच के अंतर की राशि के सामने लिखे जाते हैं। संतुलन की राशि को अगली लेखांकन अवधि में लाया (b/d) जाता है, यह दर्शाते हुए कि यह एक निरंतर चलने वाला खाता है, जब तक कि अंततः इसे निपटाया या बंद नहीं किया जाता।

यदि डेबिट पक्ष क्रेडिट पक्ष से अधिक हो, तो अंतर को क्रेडिट पक्ष पर लिखा जाता है, यदि क्रेडिट पक्ष डेबिट पक्ष से अधिक हो, तो दोनों के बीच का अंतर डेबिट पक्ष पर दिखाई देता है और इसे क्रमशः डेबिट और क्रेडिट शेष कहा जाता है। व्यय, हानि और लाभ/आय के खातों को संतुलित नहीं किया जाता है, बल्कि उन्हें ट्रेडिंग और लाभ-हानि खाते में स्थानांतरित करके बंद कर दिया जाता है। किसी खाते के संतुलन को नीचे एक उदाहरण की सहायता से दर्शाया गया है जो लेन-देनों की रिकॉर्डिंग, लेजर में पोस्टिंग और उसके संतुलन की संपूर्ण प्रक्रिया को समझाता है।

रिकॉर्ड किए गए लेन-देनों को लेज़र में पोस्ट किया जाएगा।

अपनी समझ की जाँच - II

1. सही शब्द भरें :

(a) कैश बुक एक ……………. जर्नल है।

(b) जर्नल प्रॉपर में, केवल ……………. छूट दर्ज की जाती है।

(c) क्रेडिट पर खरीदे गए माल की आपूर्तिकर्ताओं को वापसी ……………. जर्नल में दर्ज की जाएगी।

(d) क्रेडिट पर बेची गई संपत्तियाँ ……………. में दर्ज की जाती हैं।

(e) डबल कॉलम कैश बुक ……………. और ……………. से संबंधित लेन-देन को रिकॉर्ड करती है।

(f) कैश बुक के डेबिट पक्ष का योग क्रेडिट पक्ष से ……………. होता है।

(g) कैश बुक ……………. लेन-देन को रिकॉर्ड नहीं करती है।

(h) डबल कॉलम कैश बुक में ……………. लेन-देन भी दर्ज किए जाते हैं।

(i) कैश बुक में बैंक कॉलम द्वारा दिखाया गया क्रेडिट बैलेंस ……………. होता है।

(j) एक अवधि की शुरुआत में पेटी कैशियर को भुगतान की गई राशि को ………राशि के रूप में जाना जाता है।

(क) खरीद बुक में ……………. पर खरीदे गए माल दर्ज किए जाते हैं।

2. निम्नलिखित कथनों को सत्य या असत्य बताइए :

(क) जर्नल द्वितीय प्रविष्टि की पुस्तक है।

(ख) एक प्रविष्टि में एक डेबिट खाता और एक से अधिक क्रेडिट खाता यौगिक प्रविष्टि कहलाता है।

(ग) क्रेडिट पर बेची गई संपत्तियाँ सेल्स जर्नल में दर्ज की जाती हैं।

(घ) नकद और क्रेडिट खरीदें खरीद जर्नल में दर्ज की जाती हैं।

(ङ) नकद बिक्री सेल्स जर्नल में दर्ज की जाती है।

(च) कैश बुक रसीदों और भुगतानों से संबंधित लेन-देन को रिकॉर्ड करती है।

(छ) लेजर एक सहायक पुस्तक है।

(ज) पेटी कैश बुक बड़े भुगतानों की रिकॉर्ड रखने वाली पुस्तक है।

(झ) प्राप्त नकद कैश बुक के डेबिट पक्ष पर दर्ज की जाती है।

(ञ) कैश बुक के डेबिट और क्रेडिट दोनों पक्षों पर दर्ज लेन-देन को कॉन्ट्रा प्रविष्टि कहा जाता है।

(ट) खाते का संतुलन डेबिट और क्रेडिट पक्ष का योग होता है।

(ठ) मशीन की क्रेडिट खरीद खरीद जर्नल में दर्ज की जाती है।

अध्याय में प्रस्तुत प्रमुख शब्द

• पोस्टिंग
• दिन-पुस्तकें
• कैश बुक
• पेटी कैश बुक
• बिक्री वापसी (जर्नल) बुक
• बिक्री (जर्नल) बुक
• खातों का संतुलन
• खरीद (जर्नल) बुक
• खरीद वापसी (जर्नल) बुक

शिक्षण उद्देश्यों के संदर्भ में सारांश

1. जर्नल : मूल प्रविष्टि की आधार पुस्तक।

2. कैश बुक : वह पुस्तक जिसमें सभी नगद प्राप्तियाँ और भुगतान दर्ज किए जाते हैं।

3. पेटी कैश बुक : वह पुस्तक जिसमें छोटे नगद भुगतान दर्ज किए जाते हैं।

4. खरीद जर्नल : एक विशेष जर्नल जिसमें केवल ऋण खरीदें दर्ज की जाती हैं।

5. बिक्री जर्नल : एक विशेष जर्नल जिसमें केवल ऋण बिक्री दर्ज की जाती हैं।

6. खरीद वापसी बुक : वह पुस्तक जिसमें खरीदे गए माल की वापसी दर्ज की जाती है।

7. बिक्री वापसी बुक : एक विशेष पुस्तक जिसमें ऋण पर बेचे गए माल की वापसी दर्ज की जाती है।

अभ्यास के लिए प्रश्न

लघु उत्तर

1. संक्षेप में बताएँ कि कैश बुक किस प्रकार जर्नल भी है और लेजर भी।

2. कॉन्ट्रा प्रविष्टि का उद्देश्य क्या है?

3. विशेष प्रयोजन पुस्तकें क्या होती हैं?

4. पेटी कैश बुक क्या है? इसे कैसे तैयार किया जाता है?

5. जर्नल प्रविष्टियों की पोस्टिंग का अर्थ समझाइए।

6. सहायक जर्नल रखने का उद्देश्य परिभाषित कीजिए।

7. रिटर्न इनवर्ड्स और रिटर्न आउटवर्ड्स के बीच अंतर लिखिए।

8. आप लेजर फोलियो से क्या समझते हैं?

9. व्यापारिक छूट और नगद छूट के बीच अंतर क्या है?

10. जर्नल से लेजर तैयार करने की प्रक्रिया लिखिए।

११. आप पेटी कैश बुक में इम्प्रेस्ट राशि से क्या समझते हैं?

दीर्घ उत्तर

१. विशेष प्रयोजन की पुस्तकों के बनाने की आवश्यकता की व्याख्या कीजिए।

२. कैश बुक क्या है? कैश बुक के प्रकारों की व्याख्या कीजिए।

३. कॉन्ट्रा प्रविष्टि क्या है? डबल कॉलम कैश बुक तैयार करते समय आप इस प्रविष्टि से कैसे निपटते हैं?

४. पेटी कैश बुक क्या है? पेटी कैश बुक के लाभ लिखिए।

५. जर्नल के उप-विभाजन के लाभों का वर्णन कीजिए।

६. आप खातों के बैलेंसिंग से क्या समझते हैं?

संख्यात्मक प्रश्न

सरल कैश बुक

१. दिसम्बर २०१६ के लिए निम्न लेन-देनों को एक सरल कैश बुक में दर्ज कीजिए:

(उत्तर. हैंड में कैश ₹ १३,२००)

२. निम्न लेन-देन को नवम्बर २०१६ के लिए सरल कैश बुक में रिकॉर्ड कीजिए:

(उत्तर. हैंड में कैश ₹ १२,१७०)

3. दिसम्बर 2017 के लिए सरल नकद पुस्तक में निम्न लेन-देन दर्ज करें:

(उत्तर: हाथ में नकद ₹ 6,765)

बैंक कॉलम नकद पुस्तक

4. दिसम्बर 2016 के लिए बैंक कॉलम नकद पुस्तक में निम्न लेन-देन दर्ज करें:

(उत्तर: हाथ में नकद ₹ 5,000: बैंक में नकद ₹ 37,000)

5. दिसम्बर 2016 के लिए निम्न जानकारी की सहायता से दो-कॉलम नकद पुस्तक तैयार करें:

(उत्तर. हाथ में नकद ₹ 64,500 : बैंक में नकद ₹ 70,000)

6. जुलाई 2017 के लिए M/s अंबिका ट्रेडर्स की दो-स्तंभ नकद पुस्तक में निम्न लेन-देन दर्ज करें

(उत्तर. हाथ में नकद ₹ 11,000, बैंक में नकद ₹ 35,500)

7. जुलाई 2017 के लिए निम्न जानकारी से दो-स्तंभ नकद पुस्तक तैयार करें:

(उत्तर. हाथ में नकद ₹ 8,800, बैंक ओवरड्राफ्ट ₹ 1,900)

8. जनवरी 2017 के लिए मेसर्स मोहित ट्रेडर्स की दो-स्तंभीय कैश बुक में निम्न लेन-देन दर्ज करें :

(उत्तर. हाथ में नकद ₹ 4,100 बैंक में नकद ₹ 2,500)

9. अगस्त 2017 के लिए निम्न लेन-देनों से दो-स्तंभीय कैश बुक तैयार करें:

(उत्तर. हाथ में नकद ₹ 8,800 बैंक में नकद ₹ 10,000)

10. मिस रुचि ट्रेडर ने जुलाई 2017 में निम्नलिखित शेष राशियों के साथ अपनी कैश बुक प्रारंभ की: हाथ में नकद ₹ 1,354 और बैंक चालू खाते में शेष ₹ 7,560। उसने जुलाई 2017 में निम्नलिखित लेन-देन किए:

(उत्तर. हाथ में नकद ₹ 15,954 बैंक में नकद ₹ 6,060)

पेटी कैश बुक

11. निम्न लेन-देनों से पेटी कैश बुक तैयार कीजिए। इम्प्रेस्ट राशि ₹ 2,000 है।

(उत्तर. नकद शेष ₹ 935)

12. सप्ताहांत 30 दिसंबर, 2014 तक निम्न लेन-देनों को साप्ताहिक इम्प्रेस्ट ₹ 500 के साथ अभिलेखित कीजिए।

(उत्तर. नकद शेष ₹ 98)

अन्य सहायक पुस्तकें

13. जुलाई 2017 के माह में मेसर्स गुप्ता ट्रेडर्स की खरीद जर्नल (बही) में निम्न लेन-देन दर्ज करें :

(उत्तर: खरीद बही का योग ₹ 8,299)

14. मेसर्स बंसल इलेक्ट्रॉनिक्स की बिक्री (जर्नल) बही में निम्न लेन-देन दर्ज करें:

(उत्तर. बिक्री बुक का योग ₹ 43,100)

15. अप्रैल 2017 के निम्नलिखित लेन-देनों से क्रय वापसी (जर्नल) बुक तैयार कीजिए।

(उत्तर. क्रय वापसी बुक का योग ₹ 6,150)

16. जुलाई 2017 के मेसर्स बंसल इलेक्ट्रॉनिक्स के निम्नलिखित लेन-देनों से वापसी अंतर्गत जर्नल (बुक) तैयार कीजिए:

(उत्तर. बिक्री वापसी का योग ₹ 4,500)

अभिलेखन, पोस्टिंग और शेष निकालना

17. फरवरी 2017 के महीने के निम्नलिखित लेन-देनों से उपयुक्त सहायक पुस्तकें तैयार करें और उन्हें लेजर में पोस्ट करें:

उत्तर : (बिक्री पुस्तक का योग ₹ 20,670, खरीद पुस्तक ₹ 16,870, खरीद वापसी पुस्तक ₹ 1,380, बिक्री वापसी पुस्तक ₹ 1,350).

18. मेसर्स मार्बल ट्रेडर्स के लेजर के निम्नलिखित शेष 01 अप्रैल, 2017 को

उपरोक्त लेन-देनों को जर्नलाइज़ करें और उन्हें लेजर में पोस्ट करें।

अपनी समझ की जाँच के लिए चेकलिस्ट

अपनी समझ की जाँच - I

a. (iv) $\quad$ b. (ii) $\quad$ c. (iii) $\quad$ d. (ii) $\quad$ e. (ii) $\quad$ f. (iv) $\quad$ g. (ii) $\quad$ h. (iii) $\quad$ i. (iii) $\quad$

अपनी समझ की जाँच - II

1. (a) सब्सिडियरी $\quad$ (b) नकद $\quad$ (c) पर्चेज़ रिटर्न $\quad$ (d) जर्नल प्रॉपर $\quad$ (e) नकद, बैंक $\quad$ (f) अधिक $\quad$

(g) क्रेडिट $\quad$ (h) बैंक $\quad$ (i) ओवरड्राफ्ट $\quad$ (j) इम्प्रेस्ट $\quad$ (k) क्रेडिट

2. (a) गलत $\quad$ (b) सही $\quad$ (c) गलत $\quad$ (d) गलत $\quad$ (e) गलत $\quad$ (f) सही $\quad$

(g) सही $\quad$ (h) गलत $\quad$ (i) सही $\quad$ (j) सही $\quad$ (k) गलत $\quad$ (l) गलत