अध्याय 8 में आपने सरल अंतिम लेखों की तैयारी के बारे में सीखा, जो व्यापारिक लाभ-हानि खाते और बैलेंस शीट के प्रारूप में होते हैं। सरल अंतिम लेखों की तैयारी इस बात को मान लेती है कि व्यापारिक संचालन से जुड़ी कोई लेखा जटिलताएँ मौजूद नहीं हैं। ये जटिलताएँ इस तथ्य के कारण उत्पन्न होती हैं कि आय और वित्तीय स्थिति का निर्धारण प्रतिचयन आधारित लेखांकन (accrual basis of accounting) पर आधारित होता है। इस पर बल दिया जाता है कि लाभता का आकलन करते समय आय को प्राप्ति के आधार पर नहीं, बल्कि अर्जित होने के आधार पर माना जाए, और व्यय का भुगतान के आधार पर नहीं, बल्कि वास्तव में उत्पन्न होने के आधार पर माना जाए। इसलिए, वित्तीय विवरण तैयार करते समय कई मदों को समायोजित करने की आवश्यकता होती है। इस अध्याय में हम उन सभी मदों पर चर्चा करेंगे जिन्हें समायोजित करने की आवश्यकता होती है और जिस तरह से इन्हें लेखा पुस्तकों में लाया जाता है और अंतिम लेखों में समाहित किया जाता है।

9.1 समायोजन की आवश्यकता

लेखांकन के प्रतिचयन सिद्धांत के अनुसार, किसी लेखा वर्ष के लिए लाभ या हानि का आधार उस वर्ष में नकद में प्राप्त हुई आय और नकद में किए गए व्यय नहीं होते हैं। वर्तमान वर्ष में कुछ ऐसी प्राप्तियाँ और व्यय हो सकते हैं जो आंशिक रूप से पिछले वर्ष या अगले वर्ष से संबंधित हों। साथ ही, वर्तमान वर्ष से संबंधित ऐसी आय और व्यय भी हो सकते हैं जिन्हें अभी लेखा पुस्तकों में लाना बाकी है। ऐसी मदों को उचित रूप से समायोजित किए बिना, अंतिम लेख व्यवसाय की स्थिति का सही और निष्पक्ष दृश्य प्रस्तुत नहीं करेंगे।

उदाहरण के लिए, ₹ 1,200 की राशि जो 1 जुलाई 2016 को बीमा प्रीमियम के रूप में भुगतान की गई। कोई भी सामान्य बीमा प्रीमियम सामान्यतः 12 महीनों की अवधि को कवर करता है। मान लीजिए लेखा वर्ष 31 मार्च 2017 को समाप्त होता है, इसका अर्थ होगा कि 1 जुलाई 2016 को भुगतान किए गए बीमा प्रीमियम का एक चौथाई भाग अगले लेखा वर्ष 2017-18 से संबंधित है। इसलिए, 2016-17 के लिए वित्तीय विवरण तैयार करते समय, बीमा प्रीमियम पर व्यय जिसे लाभ-हानि खाते में डेबिट किया जाना चाहिए, वह ₹ 900 है (₹ 1,200 - ₹ 300)।

आइए एक और उदाहरण लेते हैं। मार्च 2017 का वेतन 7 अप्रैल 2017 को भुगतान किया गया। इसका अर्थ है कि 2016-17 का वेतन खाता मार्च 2017 के वेतन को शामिल नहीं करता है। ऐसा अवैतनिक वेतन बकाया वेतन कहलाता है जिसे लेखा पुस्तकों में लाना होता है और इसे अप्रैल 2016 से फरवरी 2017 तक पहले से भुगतान किए गए वेतन के साथ लाभ-हानि खाते में डेबिट किया जाता है।

इसी प्रकार, कुछ आयें पहले से प्राप्त हो चुकी हों या जो अर्जित हो चुकी हैं पर अभी प्राप्त होनी बाकी हों, उनके संबंध में भी समायोजन आवश्यक हो सकते हैं। इनके अतिरिक्त, कुछ ऐसे मद होते हैं जिनका दैनिक आधार पर ब्यौरा नहीं रखा जाता, जैसे स्थिर संपत्तियों पर अवमूल्यन, पूँजी पर ब्याज आदि। इनका समायोजन वित्तीय विवरण तैयार करते समय किया जाता है। विभिन्न समायोजनों का उद्देश्य यह सुनिश्चित करना होता है कि अंतिम लेखे व्यवसाय के वास्तविक लाभ या हानि और वास्तविक वित्तीय स्थिति को प्रकट करें। आमतौर पर जिन मदों के समायोजन की आवश्यकता होती है, वे हैं:

1. समापन स्टॉक
2. बकाया/व्यय
3. पूर्व-भुगतान/अप्राप्त व्यय
4. अर्जित आय
5. पूर्व प्राप्त आय
6. अवमूल्यन
7. बुरे वसूल न होने वाले ऋण
8. संदिग्ध ऋणों के लिए प्रावधान
9. ऋणकर्ताओं पर छूट के लिए प्रावधान
10. प्रबंधक का कमीशन
11. पूँजी पर ब्याज

यह ध्यान देना चाहिए कि जब हम वित्तीय विवरण तैयार करते हैं, तो हमें परीक्षण शेष (trial balance) और समायोजनों के संबंध में कुछ अतिरिक्त जानकारी प्रदान की जाती है। सभी समायोजन अंतिम लेखों में दो स्थानों पर दर्शाए जाते हैं ताकि द्विकोष प्रविष्टि पूरी हो सके। अध्याय 8 (पृष्ठ संख्या 294) में हमारा पिछला उदाहरण, जो अंकित के परीक्षण शेष को दर्शाता है, चित्र 9.1 में पुनः प्रस्तुत किया गया है:

चित्र 9.1: अंकित का परीक्षण शेष दिखाता है

अब हम समायोजनों के मदों के बारे में पढ़ेंगे और आप देखेंगे कि ये समायोजन वित्तीय विवरणों को तैयार करने में किस प्रकार सहायक होते हैं ताकि फर्म का सच्चा लाभ-हानि और वित्तीय स्थिति प्रदर्शित हो सके।

9.2 समापन स्टॉक

अध्याय 9 के उदाहरण के अनुसार (पृष्ठ संख्या 336), समापन स्टॉक लेखांकन अवधि के अंत में स्टोरों में पड़े अविक्रित माल की लागत को दर्शाता है। समापन स्टॉक के संबंध में समायोजन (i) इसे ट्रेडिंग एवं लाभ-हानि खाते में क्रेडिट करके और (ii) इसे बैलेंस शीट की संपत्ति पक्ष पर दिखाकर किया जाता है। इस संबंध में दर्ज किया जाने वाला समायोजन प्रवेश इस प्रकार है:

वर्ष का समापन स्टॉक अगले वर्ष का प्रारंभिक स्टॉक बन जाता है और अगले वर्ष के ट्रायल बैलेंस में दिखाया जाता है। 31 मार्च 2017 को समाप्त वर्ष के लिए अंकित का ट्रेडिंग एवं लाभ-हानि खाता और उस तारीख को उसकी बैलेंस शीट इस प्रकार दिखाई देगी:

कभी-कभी प्रारंभिक और समापन स्टॉक को खरीद खाते के माध्यम से समायोजित किया जाता है। उस स्थिति में दर्ज किया गया प्रवेश इस प्रकार है:

यह प्रविष्टि खरीद खाते की राशि को घटा देती है और इसे समायोजित खरीद भी कहा जाता है जो व्यापार और लाभ-हानि खाते के डेबिट पक्ष पर दिखाया जाता है। इस संदर्भ में यह ध्यान देना होगा कि समापन स्टॉक व्यापार और लाभ-हानि खाते के क्रेडिट पक्ष पर नहीं दिखाया जाएगा क्योंकि इसे पहले ही खरीद खाते के माध्यम से समायोजित किया जा चुका है। न केवल यह, बल्कि ऐसी स्थिति में प्रारंभिक स्टॉक भी व्यापार और लाभ-हानि खाते में अलग से नहीं दिखाया जाएगा, क्योंकि इसे भी खरीद में निम्न प्रविष्टि दर्ज करके समायोजित कर लिया जाता है:

इस संदर्भ में ध्यान देने योग्य एक अन्य महत्वपूर्ण बिंदु यह है कि जब प्रारंभिक और समापन स्टॉक को खरीद के माध्यम से समायोजित किया जाता है, तो परीक्षण शेष (trial balance) में कोई प्रारंभिक स्टॉक नहीं दिखता। इसके बजाय, समापन स्टॉक परीक्षण शेष में दिखाई देगा (न कि अतिरिक्त जानकारी या समायोजन आइटम के रूप में) और साथ ही समायोजित खरीद भी। ऐसी स्थिति में, समायोजित खरीद को व्यापार और लाभ-हानि खाते में डेबिट किया जाएगा।

समापन स्टॉक को नीचे दिखाए अनुसार बैलेंस शीट की संपत्ति पक्ष पर दिखाया जाएगा:

9.3 बकाया व्यय

यह एक व्यावसायिक उद्यम के लिए काफी सामान्य है कि लेखांकन वर्ष के अंत में सामान्य व्यावसायिक संचालन के दौरान कुछ अवैतनिक व्यय बच जाएँ। ऐसे मद आमतौर पर मजदूरी, वेतन, ऋण पर ब्याज आदि होते हैं।

जब किसी लेखांकन अवधि के व्यय उस अवधि के अंत में अवैतनिक रह जाते हैं, तो उन्हें बकाया व्यय कहा जाता है। चूँकि वे चालू लेखांकन वर्ष के दौरान आय अर्जित करने से संबंधित होते हैं, यह तर्कसंगत है कि लाभ या हानि की सही राशि की गणना के लिए उन्हें आय से समुचित रूप से काट लिया जाए। ऐसे व्ययों को लेखों में लाने के लिए प्रविष्टि इस प्रकार है :

उपरोक्त प्रविष्टि एक नया खाता खोलती है जिसे बकाया व्यय कहा जाता है और जिसे बैलेंस शीट के देनदारियों पक्ष पर दिखाया जाता है। व्यापारिक तथा लाभ-हानि खाता तैयार करने के उद्देश्य से बकाया व्यय की राशि को किसी विशेष शीर्षक के अंतर्गत व्ययों के योग में जोड़ दिया जाता है।

उदाहरण के लिए, अंकित के ट्रायल बैलेंस को देखें (देखें चित्र 10.1)। आप देखेंगे कि मजदूरी ₹ 8,000 पर दिखाई गई है। मान लीजिए कि अंकित अपने एक कर्मचारी को वर्ष 2016-17 से संबंधित ₹500 मजदूरी देना बाकी है। उस स्थिति में, मजदूरी पर सही व्यय ₹ 8,000 के बजाय ₹ 8,500 होगा। अंकित को ट्रेडिंग और लाभ-हानि खाते में मजदूरी के खाते में ₹ 8,500 व्यय के रूप में दिखाना चाहिए और अपने कर्मचारी को देय राशि के लिए ₹ 500 की चालू देयता को मान्यता देनी चाहिए। इसे बकाया मजदूरी कहा जाएगा और इसे निम्नलिखित जर्नल प्रविष्टि दर्ज करके मजदूरी खाते में समायोजित किया जाएगा:

बकाया मजदूरी की राशि को ट्रेडिंग और लाभ-हानि खाते की तैयारी के लिए मजदूरी खाते में इस प्रकार जोड़ा जाएगा:

अंकित के ट्रेडिंग और लाभ-हानि खाते को ध्यान से देखें। क्या आपने देखा कि बकाया मजदूरी के कारण शुद्ध लाभ की राशि घटकर ₹ 19,000 हो गई है। बकाया मजदूरी से संबंधित मद को बैलेंस शीट में इस प्रकार दिखाया जाएगा:

9.4 पूर्वभुगत व्यय

व्यावसायिक संचालन के सामान्य क्रम में कई व्यय ऐसे होते हैं जो पहले से ही अदा कर दिए जाते हैं। लेखांकन वर्ष के अंत में यह पाया जाता है कि ऐसे व्ययों का लाभ अभी पूरी तरह प्राप्त नहीं हुआ है; उसका कुछ भाग अगले लेखांकन वर्ष में लाभ के रूप में प्राप्त होगा। व्यय का यह भाग अगले वर्ष के लिए आगे ले जाया जाता है और इसे ‘प्रीपेड व्यय’ कहा जाता है। प्रीपेड व्यय के संबंध में आवश्यक समायोजन निम्न प्रविष्टि दर्ज करके किया जाता है:

उपरोक्त समायोजन प्रविष्टि का प्रभाव यह होता है कि प्रीपेड भाग की राशि संबंधित व्यय के कुल योग से घटा दी जाती है, और प्रीपेड व्यय का नया खाता बैलेंस शीट की संपत्ति पक्ष पर दिखाया जाता है। उदाहरण के लिए, अंकित के ट्रायल बैलेंस में मान लीजिए कि कर्मचारियों को दिए गए वेतन में ₹ 5,000 ऐसी राशि है जो एक कर्मचारी को कार्यालय में शामिल होने से पहले अग्रिम रूप में दी गई थी। इसका तात्पर्य है कि अंकित ने वेतन के नाते अपने कर्मचारी को ₹ 5,000 अधिक अदा किया है। इसलिए, चालू अवधि के दौरान वेतन के नाते वास्तविक व्यय ₹ 20,000 होगा न कि ₹ 25,000। अंकित को लाभ-हानि खाते में वेतन के नाते ₹ 20,000 का व्यय दिखाना चाहिए और ₹ 5,000 की वर्तमान संपत्ति के रूप में कर्मचारी को दिया गया अग्रिम वेतन मान्य करना चाहिए। इसे ‘प्रीपेड वेतन खाता’ कहा जाएगा और इसे निम्न जर्नल प्रविष्टि द्वारा दर्ज किया जाएगा:

प्रीपेड वेतन का खाता ट्रेडिंग एवं लाभ-हानि खाते में इस प्रकार दिखाया जाएगा:

ध्यान दें कि प्रीपेड वेतन के कारण शुद्ध लाभ ₹ 5,000 बढ़कर ₹ 24,000 हो गया है। इसके अतिरिक्त, प्रीपेड वेतन से संबंधित वस्तु बैलेंस शीट की संपत्ति पक्ष पर इस प्रकार दिखाई जाएगी:

9.5 उपचित आय (Accrued Income)

ऐसा भी हो सकता है कि आय के कुछ मद जैसे ऋण पर ब्याज, कमीशन, किराया आदि चालू लेखांकन वर्ष के दौरान अर्जित हो चुके हों, परंतु वर्ष के अंत तक वास्तव में प्राप्त नहीं हुए हों। ऐसी आय को उपचित आय कहा जाता है। उपचित आय के लिए समायोजन प्रविष्टि इस प्रकार है:

उपचित आय की राशि लाभ-हानि खाते में संबंधित आय में जोड़ी जाएगी और उपचित आय का नया खाता बैलेंस शीट की संपत्ति पक्ष पर दिखाई देगा।

आइए, उदाहरण के लिए, मान लें कि अंकित एक साथी व्यवसायी की थोड़ी मदद कर रहा था और इस सेवा के लिए कुछ पार्टियों को कमीशन पर उससे मिलवा रहा था। अंकित के ट्रायल बैलेंस में आपको कमीशन प्राप्त ₹ 5,000 की एक मद दिखाई देगी। मान लें कि ₹ 1,500 का कमीशन अभी भी साथी व्यवसायी से प्राप्त होना बाकी था। इसका तात्पर्य है कि 2016-17 के दौरान कमीशन से प्राप्त आय ₹ 6,500 (₹ 5,000 + ₹ 1,500) है। अंकित को देय कमीशन को प्रभावी बनाने के लिए एक समायोजन प्रविष्टि करनी होगी जैसा कि नीचे दिया गया है :

देय आय का खाता व्यापार और लाभ-हानि खाते में इस प्रकार दर्ज किया जाएगा :

ध्यान दें कि देय आय के कारण शुद्ध लाभ में ₹ 1,500 की वृद्धि हुई है, जिससे वह ₹ 25,500 हो गया है। इसके अतिरिक्त, यह अंकित के बैलेंस शीट में संपत्ति पक्ष पर चालू संपत्ति शीर्षक के अंतर्गत दिखाया जाएगा।

9.6 अग्रिम प्राप्त आय

कभी-कभी, कोई आय प्राप्त होती है लेकिन उसकी पूरी राशि वर्तमान अवधि की नहीं होती। वह आय का भाग जो अगले लेखांकन चक्र से संबंधित है, उसे अग्रिम प्राप्त आय या अर्जित नहीं की गई आय कहा जाता है। अग्रिम प्राप्त आय को निम्न प्रविष्टि दर्ज करके समायोजित किया जाता है:

इस प्रविष्टि का प्रभाव यह होगा कि आय खाते में शेषराशि वर्तमान लेखांकन अवधि के लिए अर्जित आय की राशि के बराबर हो जाएगी, और अग्रिम प्राप्त आय का नया खाता बैलेंस शीट में देयता के रूप में दिखाया जाएगा।

उदाहरण के लिए, मान लें कि अंकित ने 31 मार्च 2017 को एक साथी दुकानदार को अपनी इमारत का एक हिस्सा ₹ 1,000 प्रति माह पर उप-पट्टे पर देने की सहमति दी। वह व्यक्ति उसे अगले तीन महीनों—अप्रैल, मई और जून—का किराया अग्रिम देता है। प्राप्त राशि लाभ-हानि खाते में जमा कर दी गई है। हालाँकि, यह आय वर्तमान वर्ष से संबंधित नहीं है और इसलिए इसे लाभ-हानि खाते में जमा नहीं किया जाएगा। यह अग्रिम प्राप्त आय है और ₹ 3,000 की देयता के रूप में मान्यता पाएगी। अंकित को अग्रिम प्राप्त आय के प्रभाव को दर्ज करने के लिए निम्न जर्नल प्रविष्टि करनी होगी:

इससे ₹ 3,000 का अग्रिम प्राप्त किराया का एक नया खाता बनेगा जो इस प्रकार दिखाई देगा:

9.7 मूल्यह्रास

अध्याय 7 (भाग-I) से याद कीजिए कि मूल्यह्रास समय बीतने और टूट-फूट के कारण संपत्तियों के मूल्य में कमी है। इसे व्यवसाय व्यय माना जाता है और लाभ-हानि खाते में डेबिट किया जाता है। इसका प्रभाव यह होता है कि संपत्ति की लागत का वह हिस्सा जो व्यवसाय में लाभ कमाने के लिए उपयोग किया गया है, उसे लिखा जाता है। मूल्यह्रास प्रदान करने की प्रविष्टि इस प्रकार है :

बैलेंस शीट में संपत्ति को लागत घट मूल्यह्रास राशि के बराबर दिखाया जाएगा। उदाहरण के लिए, हमारे उदाहरण में ट्रायल बैलेंस दिखाता है कि अंकित के पास फर्नीचर खाता है जिसकी शेष राशि ₹ 15,000 है। मान लीजिए कि फर्नीचर पर प्रतिवर्ष 10% का मूल्यह्रास लगता है। इसका अर्थ है कि अंकित को यह मानना होगा कि वर्ष के अंत में फर्नीचर से जुड़े मूल्य में ₹ 1,500 (₹ 15,000 × 10%) की कमी की जाएगी। अंकित को फर्नीचर पर मूल्यह्रास को प्रभावी बनाने के लिए एक समायोजन प्रविष्टि दर्ज करनी होगी जैसे :

मूल्यह्रास को लाभ-हानि खाते और बैलेंस शीट में इस प्रकार दिखाया जाएगा :

ध्यान दें कि मुनाफे की राशि मूल्यह्रास के समायोजन के साथ घट जाती है। अब हम देखेंगे कि मूल्यह्रास को खर्च के रूप में बैलेंस शीट में कैसे दिखाया जाएगा।

9.8 बैड डेब्ट्स

बैड डेब्ट्स वह राशि होती है जिसे फर्म अपने डेब्टर्स से वसूल नहीं कर पाई है। इसे हानि माना जाता है और इसे बैड डेब्ट कहा जाता है। बैड डेब्ट रिकॉर्ड करने की प्रविष्टि इस प्रकार है:

आप अंकित के ट्रायल बैलेंस में देखेंगे कि उसमें ₹ 4,500 की बैड डेब्ट्स हैं। जबकि अंकित के सुंदरी डेब्टर्स ₹ 15,500 के रूप में दर्ज हैं। ट्रायल बैलेंस में बैड डेब्ट्स का होना यह दर्शाता है कि अंकित ने वर्ष के दौरान बैड डेब्ट्स के कारण हानि उठाई है और यह पहले से ही खातों की पुस्तकों में रिकॉर्ड की जा चुकी है।

हालांकि, यह मानते हुए कि उसका एक डेब्टर जिस पर ₹ 2,500 बकाया था, दिवालिया हो गया है और उससे कुछ भी वसूल नहीं किया जा सकता है। लेकिन चालू वर्ष से संबंधित बैड डेब्ट्स की राशि अभी भी खाते में लेनी बाकी है। यह तथ्य अतिरिक्त जानकारी के रूप में दिखाई देता है और इसे आगे की बैड डेब्ट्स कहा जाता है। इस राशि के लिए रिकॉर्ड की जाने वाली समायोजन प्रविष्टि इस प्रकार होगी। इस उद्देश्य के लिए, अंकित को निम्नलिखित समायोजन प्रविष्टि रिकॉर्ड करनी होगी:

यह प्रविष्टि देनदारों के मूल्य को ₹ 13,000 (₹ 15,500 - ₹ 2,500) तक घटा देगी और बैड डेब्ट्स की राशि को ₹ 7,000 (₹ 4,500 + ₹ 2,500) तक बढ़ा देगी।

लाभ और हानि खाते और बैलेंस शीट में आगे के बैड डेब्ट्स के उपचार को नीचे दिखाया गया है:

9.9 संदिग्ध और बैड डेब्ट्स के लिए प्रावधान

उपरोक्त बैलेंस शीट में, देनदार अब ₹ 13,000 पर दिखाई देते हैं, जो अगले वर्ष के दौरान उनकी अनुमानित वास्तविक नगदीकरण योग्य मूल्य है। यह काफी संभव है कि यह पूरी राशि भविष्य में वसूल न हो। हालांकि, इस तरह की बैड डेब्ट्स की सटीक राशि जानना संभव नहीं है। इसलिए, हम इस तरह के नुकसान का एक उचित अनुमान लगाते हैं और उसी के लिए प्रावधान करते हैं। इस तरह के प्रावधान को बैड डेब्ट्स के लिए प्रावधान कहा जाता है और इसे लाभ और हानि खाते को डेबिट करके बनाया जाता है। इस संदर्भ में निम्नलिखित जर्नल प्रविष्टि दर्ज की जाती है:

संदिग्ध डेब्ट्स के लिए प्रावधान को बैलेंस शीट की संपत्ति पक्ष पर देनदारों से कटौती के रूप में भी दिखाया जाता है।

आइए मान लें, अंकित को लगता है कि मार्च 31, 2017 को उसके देनदारों में से 5% अगले वर्ष अपने भुगतानों में चूक करने की संभावना रखते हैं। इसका तात्पर्य है कि वह ₹ 650 (₹ 13,000 × 5%) की बैड डेब्ट्स की उम्मीद करता है। अंकित को समायोजन प्रविष्टि इस प्रकार दर्ज करनी होगी:

इसका तात्पर्य है कि संदेहास्पद ऋणों के कारण ₹ 650 से चालू वर्ष का लाभ घटेगा। बैलेंस शीट में इसे विभिन्न ऋणियों से कटौती के रूप में दिखाया जाएगा।

यह ध्यान देने योग्य है कि किसी विशेष वर्ष के अंत में संदेहास्पद ऋणों के लिए बनाया गया प्रावधान अगले वर्ष के लिए आगे बढ़ाया जाएगा और इसका उपयोग अगले वर्ष के दौरान हुई बुरे ऋणों की हानि को पूरा करने के लिए किया जाएगा। पिछले वर्ष से लाया गया संदेहास्पद ऋणों के लिए प्रावधान प्रारंभिक प्रावधान या पुराना प्रावधान कहलाता है। जब ऐसा प्रावधान पहले से मौजूद हो, तो चालू वर्ष के दौरान बुरे ऋणों के कारण हुई हानि इसी के विरुद्ध समायोजित की जाती है और चालू वर्ष के अंत में आवश्यक संदेहास्पद ऋणों के लिए बनाया गया प्रावधान नया प्रावधान कहलाता है। ट्रायल बैलेंस में दिया गया पुराने प्रावधान का शेष भी ध्यान में रखा जाना चाहिए।

आइए एक उदाहरण लेते हैं ताकि यह समझ आ सके कि बुरे ऋण और संदेहास्पद ऋणों के लिए प्रावधान कैसे दर्ज किए जाते हैं। 31 मार्च, 2017 को एक ट्रायल बैलेंस का एक अंश नीचे दिया गया है:

अतिरिक्त जानकारी:

अतिरिक्त बुरे ऋण ₹ 1,000 लिख-off करें और संदेहास्पद ऋणों के लिए प्रावधान बनाएं (क) ऋणियों पर 5%.

इस स्थिति में, निम्नलिखित जर्नल प्रविष्टियाँ दर्ज की जाएंगी :

नोट : संदेहास्पद ऋणों के लिए नई राशि की गणना इस प्रकार की गई है:

₹ 31,000^{1} × 5 / 100 = ₹ 1,550।

9.10 ऋणदाताओं पर छूट का प्रावधान

एक व्यावसायिक उद्यम अपने ऋणदाताओं को शीघ्र भुगतान के लिए प्रोत्साहित करने के लिए छूट देता है। किसी लेखा वर्ष में ग्राहकों को दी जाने वाली संभावित छूट का अनुमान लगाकर ऋणदाताओं पर छूट का प्रावधान बनाया जा सकता है। छूट का प्रावधान उन अच्छे ऋणदाताओं पर बनाया जाता है, जिनकी गणना संभावित बुरे ऋणों और संदेहास्पद ऋणों के प्रावधान को घटाकर की जाती है। ऋणदाताओं पर छूट का प्रावधान बनाने के लिए निम्नलिखित जर्नल प्रविष्टि दर्ज की जाती है:

जैसा कि ऊपर कहा गया है, ऋणदाताओं पर छूट का प्रावधान केवल अच्छे ऋणदाताओं पर बनाया जाएगा। इसकी गणना उस ऋणदाताओं की राशि पर की जाएगी, जो संदेहास्पद ऋणों को घटाने के बाद प्राप्त होती है, अर्थात् ₹ 12,350 (₹ 13,000 - ₹ 650)।

अंकित को समायोजन प्रविष्टि इस प्रकार दर्ज करनी होगी :

यह वर्तमान वर्ष के लाभ को शीघ्र भुगतान पर संभावित छूट के कारण ₹ 227 से घटा देगा। बैलेंस शीट में इसे डेब्टर्स खाते से कटौती के रूप में दिखाया जाएगा ताकि डेब्टर्स के अपेक्षित वास्तविक मूल्य ₹ 12,123 को सही रूप से प्रस्तुत किया जा सके।

अगले वर्ष में, यह छूट डेब्टर्स पर छूट के प्रावधान खाते में स्थानांतरित कर दी जाएगी। इस खाते का उपचार संदिग्ध ऋणों के प्रावधान की तरह ही किया जाएगा।

9.11 प्रबंधक का कमीशन

व्यवसाय के प्रबंधक को कभी-कभी कंपनी के शुद्ध लाभ पर कमीशन दिया जाता है। कमीशन का प्रतिशत या तो ऐसे कमीशन को लगाने से पहले के लाभ पर लागू किया जाता है या फिर लगाने के बाद के लाभ पर। किसी भी ऐसी जानकारी की अनुपस्थिति में, यह माना जाता है कि कमीशन शुद्ध लाभ का एक प्रतिशत है जिसे ऐसे कमीशन को लगाने से पहले स्वीकार किया जाता है।

मान लीजिए किसी व्यवसाय का शुद्ध लाभ कमीशन लगाने से पहले ₹ 110 है। यदि प्रबंधक ऐसे कमीशन को लगाने से पहले लाभ का 10% पाने का अधिकारी है, तो कमीशन इस प्रकार गणना की जाएगी:

$$ =₹ 110 \times \frac{10}{100}=₹ 11 $$

यदि कमीशन ऐसे कमीशन को लगाने के बाद लाभ का 10% है, तो इसे इस प्रकार गणना की जाएगी:

= कमीशन से पहले लाभ × कमीशन की दर / (100 + कमीशन)

$$ =₹ 110 \times \frac{10}{110}=₹ 10 $$

प्रबंधक का कमीशन खातों की पुस्तकों में निम्न प्रविष्टि दर्ज करके समायोजित किया जाएगा :

आइए अपने उदाहरण को याद करें और मान लें कि अंकित का प्रबंधक 10% दर से कमीशन का हकदार है। निम्न लाभ-हानि खाते को देखें यदि यह आधारित है :

(i) इस प्रकार के कमीशन से पहले शुद्ध लाभ की राशि पर

(ii) इस प्रकार के कमीशन के बाद लाभ की राशि पर।

9.12 पूंजी पर ब्याज

कभी-कभी, मालिक यह जानना चाहता है कि पूंजी पर ब्याज देने के बाद व्यवसाय द्वारा अर्जित लाभ कितना है। ऐसी स्थिति में, लेखांकन वर्ष की शुरुआत में पूंजी पर दी गई ब्याज दर से ब्याज की गणना की जाती है। यदि हालांकि, वर्ष के दौरान कोई अतिरिक्त पूंजी लाई जाती है, तो ऐसी राशि पर भी उस तारीख से ब्याज की गणना की जा सकती है जिस दिन उसे व्यवसाय में लाया गया था। ऐसा ब्याज व्यवसाय के लिए व्यय माना जाता है और लेखा पुस्तकों में निम्नलिखित जर्नल प्रविष्टि दर्ज की जाती है:

अंतिम लेखों में, इसे लाभ-हानि खाते के डेबिट पक्ष पर व्यय के रूप में दिखाया जाता है और बैलेंस शीट में पूंजी में जोड़ा जाता है।

आइए मान लें, अंकित अपनी पूंजी पर 5% ब्याज देने का निर्णय लेता है। यह राशि ₹ 600 होगी जिसके लिए निम्नलिखित जर्नल प्रविष्टि दर्ज की जाएगी:

इसका अर्थ है कि शुद्ध लाभ ₹ 600 से कम हो जाएगा। परिणामस्वरूप, कम हुई लाभ राशि को बैलेंस शीट में पूंजी में जोड़ा जाएगा।

लेकिन, जब पूंजी पर ब्याज को पूंजी में जोड़ा जाएगा, तो यह प्रभाव समाप्त हो जाएगा। जैसा कि नीचे दिखाया गया है:

अपनी समझ की जाँच करें

सही उत्तर पर टिक करें :

1. राहुल के ट्रायल बैलेंस से आपको निम्नलिखित जानकारी प्राप्त होती है :

डेब्टर्स	₹ 80,000
बैड डेब्ट्स	₹ 2,000
प्रोविज़न फॉर डाउटफुल डेब्ट्स	₹ 4,000

बैड डेब्ट्स के लिए ₹ 1,000 का प्रोविज़न बनाए रखना चाहते हैं

लाभ-हानि खाते में डेबिट/क्रेडिट की जाने वाली राशि बताएँ :

(a) ₹ 5,000 (डेबिट)

(b) ₹ 3,000 (डेबिट)

(c) ₹ 1,000 (क्रेडिट)

(d) इनमें से कोई नहीं.

2. यदि एक महीने का किराया अभी भी देय हो, तो समायोजन प्रविष्टि होगी :

(a) आउटस्टैंडिंग रेंट खाते को डेबिट करें और रेंट खाते को क्रेडिट करें

(b) लाभ-हानि खाते को डेबिट करें और रेंट खाते को क्रेडिट करें

(c) रेंट खाते को डेबिट करें और लाभ-हानि खाते को क्रेडिट करें

(d) रेंट खाते को डेबिट करें और आउटस्टैंडिंग रेंट खाते को क्रेडिट करें.

3. यदि अग्रिम रूप से प्राप्त किराया ₹ 2,000 है। समायोजन प्रविष्टि होगी :

(a) लाभ-हानि खाते को डेबिट करें और रेंट खाते को क्रेडिट करें

(b) रेंट खाते को डेबिट करें और रेंट रिसीव्ड इन अडवांस खाते को क्रेडिट करें

(c) रेंट रिसीव्ड इन अडवांस खाते को डेबिट करें और रेंट खाते को क्रेडिट करें

(d) इनमें से कोई नहीं.

4. यदि खुला हुआ पूँजी 01 अप्रैल, 2016 को ₹ 50,000 है और 01 जनवरी, 2017 को अतिरिक्त पूँजी ₹ 10,000 डाली गई। पूँजी पर 10% वार्षिक ब्याज दर है। 31 मार्च, 2017 को लाभ-हानि खाते में दिखाया जाने वाला पूँजी पर ब्याज की राशि होगी :

(a) ₹ 5,250

(b) ₹ 6,000

(c) ₹ 4,000

(d) ₹ 3,000

5. यदि बीमा प्रीमियम ₹ 1,000 भुगतान किया गया और प्री-पेड बीमा ₹ 300 है। लाभ-हानि खाते में दिखाया जाने वाला बीमा प्रीमियम की राशि होगी :

(a) ₹ 1,300

(b) ₹ 1,000

(c) ₹ 300

(d) ₹ 700

केवल अनुवादित पाठ:

आकृति 9.2 : विभिन्न प्रकार के समायोजनों के प्रबंधन को दर्शाता है

उदाहरण 1

निम्नलिखित शेषों से, 31 मार्च 2017 को व्यापारिक तथा लाभ-हानि खाता और चिट्ठी तैयार कीजिए।

समायोजन

1. समाप्ति स्टॉक ₹ 70,000

2. पुस्तक ऋणों पर 10% की दर से संदिग्ध ऋणों के लिए आरक्षित निधि बनाएँ

3. प्रीपेड बीमा ₹ 50

4. बकाया किराया ₹ 150

5. ऋण पर ब्याज देय है @ 6% वार्षिक

हल

उदाहरण 2

निम्नलिखित शेष राशियाँ योगिता की पुस्तकों से 31 मार्च, 2017 को निकाली गई थीं:

निम्नलिखित समायोजनों को ध्यान में रखते हुए 31 मार्च, 2017 को व्यापार और लाभ-हानि खाता और बैलेंस शीट तैयार करें:

(a) 31 मार्च, 2017 को हाथ में स्टॉक ₹ 6,800 था।

(b) मशीनरी पर 10% और पेटेंट्स पर 20% की दर से मूल्यह्रास किया जाना है।

(c) मार्च, 2017 के वेतन ₹ 1,500 बकाया हैं।

(d) बीमा में ₹ 170 का प्रीमियम शामिल है जो 30 सितंबर, 2017 को समाप्त होने वाली पॉलिसी पर है।

(e) और खराब डेब्ट ₹ 725 हैं। डेब्टरों पर 5% का प्रावधान बनाएं।

(f) प्राप्तनीय किराया ₹ 1,000 है।

हल

चित्रण 3

निम्नलिखित शेष राशियाँ श्री आर. लाल की पुस्तकों से 31 मार्च, 2017 को निकाली गई हैं:

निम्नलिखित समायोजनों को ध्यान में रखते हुए 31 मार्च, 2017 को व्यापार और लाभ-हानि खाता और बैलेंस शीट तैयार करें:

(i) पुरानी इमारत पर ₹ 625 और इमारत में वृद्धि पर 2% तथा कार्यालय फर्नीचर पर 5% की दर से मूल्यह्रास करें।

(ii) अतिरिक्त बुरे कर्ज ₹ 570 लिखें।

(iii) बुरे कर्ज रिज़र्व को डेब्टरों का 6% तक बढ़ाएं।

(iv) 31 मार्च, 2017 को वेतन के लिए ₹ 570 बकाया हैं।

(v) 31 मार्च, 2017 को किराया प्राप्य ₹ 200।

(vi) पूंजी पर 5% ब्याज लगाया जाना है।

(vii) अप्राप्त बीमा ₹ 240।

(viii) 31 मार्च, 2017 को स्टॉक का मूल्यांकन ₹ 14,290 किया गया।

हल

इलस्ट्रेशन 4

मोहित ट्रेडर्स का 31 मार्च 2017 को ट्रेडिंग लाभ और हानि खाता तैयार करें और आवश्यक जर्नल प्रविष्टियाँ और उस तिथि को बैलेंस शीट तैयार करें :

एडजस्टमेंट्स

हल

उदाहरण 5

निम्नलिखित जानकारी M/s रणधिर ट्रांसपोर्ट कॉर्पोरेशन के ट्रायल बैलेंस से निकाली गई है।

समायोजन

1. वर्ष के लिए समापन स्टॉक ₹ 35,500 था।

2. प्लांट एवं मशीनरी पर 5% और भूमि एवं भवन पर 6% मूल्यह्रास लगाया गया।

3. निकासी पर 6% ब्याज और ऋण पर 5% ब्याज।

4. निवेशों पर 4% ब्याज।

5. अतिरिक्त बैड डेब्ट्स 2,500 और डेब्टर्स पर 5% संदेहास्पद ऋणों के लिए प्रावधान बनाएं।

6. डेब्टर्स पर 2% छूट।

7. बकाया वेतन ₹ 200।

8. बकाया मजदूरी ₹ 100।

9. प्रीपेड बीमा ₹ 500।

आपको 31 मार्च, 2017 को व्यापार और लाभ-हानि खाता और बैलेंस शीट बनाना है।

हल

इलस्ट्रेशन 6

M/s केशव ब्रदर्स के निम्नलिखित बैलेंस से आपको 31 मार्च, 2017 का ट्रेडिंग एवं प्रॉफिट एंड लॉस अकाउंट और एक बैलेंस शीट तैयार करना है।

एडजस्टमेंट

(i) बैड डेब्ट्स के लिए 5% प्रोविज़न और अतिरिक्त बैड डेब्ट्स ₹ 2,000।

(ii) अग्रिम रूप से प्राप्त रेंट ₹ 6,000।

(iii) प्रीपेड इंश्योरेंस ₹ 200।

(iv) फर्नीचर पर 5%, प्लांट और मशीनरी पर 6%, भवन पर 7% की दर से मूल्यह्रास।

हल

इलस्ट्रेशन 7

M/s फेयर ब्रदर्स लिमिटेड के ट्रायल बैलेंस से निम्नलिखित जानकारी ली गई है। आपको 31 मार्च, 2017 को समाप्त होने वाले वर्ष के लिए ट्रेडिंग एवं लाभ-हानि खाता और बैलेंस शीट तैयार करनी है।

एडजस्टमेंट्स

1. मजदूरी में 1 अप्रैल, 2016 को नई मशीन की स्थापना के लिए ₹ 4,000 शामिल हैं।

2. फर्नीचर पर 5% मूल्यह्रास प्रदान करें।

3. वेतन अप्रदत्त ₹ 1,600।

4. समापन स्टॉक ₹ 81,850।

5. डेब्टर्स पर 5% प्रावधान बनाएं।

6. बिल की आधी राशि वसूली योग्य है।

7. किराया 30 जुलाई, 2017 तक अदा किया गया है।

8. बीमा अप्रयुक्त ₹ 600 है।

उदाहरण 8

निम्नलिखित बैलेंस, जो M/s हरिहरन ब्रदर्स की पुस्तकों से निकाले गए हैं, से आपको 31 दिसंबर, 2017 को व्यापारिक और लाभ-हानि खाता तथा बैलेंस शीट तैयार करना है।

समायोजन

1. समापन स्टॉक ₹ 14,000.

2. बकाया मजदूरी ₹ 600, बकाया वेतन ₹ 1,000, बकाया किराया ₹ 200.

3. अग्नि बीमा प्रीमियम में ₹ 1,200 शामिल हैं जो 01 जुलाई 2016 को एक वर्ष के लिए 01 जुलाई 2016 से 30 जून 2017 तक चलने के लिए भुगतान किया गया।

4. अप्रेंटिसशिप प्रीमियम तीन वर्षों के लिए अग्रिम रूप से 01 जनवरी 2016 को भुगतान किया गया।

5. ₹ 60 का स्टेशनरी बिल अभी अवैतनिक है।

6. परिसरों पर 5%, फर्नीचर पर 10%, मशीनरी पर 10% मूल्यह्रास।

7. दिए गए ऋण पर एक वर्ष के लिए 7% की दर से ब्याज उपचित हुआ है।

8. निवेश पर 5% की दर से दिसंबर 31, 2016 तक छह माह के लिए ब्याज उपचित हुआ है।

9. पूंजी पर 5% की दर से एक वर्ष के लिए ब्याज देय है।

10. चित्रांकन पर उससे वसूल किया जाने वाला ब्याय वर्ष के लिए ₹ 160 निर्धारित किया गया है।

हल

उदाहरण 9

निम्नलिखित शेष राशियाँ M/s Kolkata Ltd. के ट्रायल बैलेंस से निकाली गई हैं। आपको 31 मार्च, 2017 को व्यापारिक तथा लाभ-हानि खाता तैयार करना है।

साथ ही उसी दिन का बैलेंस शीट भी तैयार करें।

समायोजन

1. बकाया वेतन ₹ 100. किराया और कर ₹ 200, मजदूरी ₹ 100.

2. अप्रचालित बीमा ₹ 500.

3. कमीशन अग्रिम प्राप्त ₹ 50.

4. बैंक जमा पर ₹ 500 ब्याज प्राप्त किया जाना है।

5. बैंक ओवरड्राफ्ट पर ब्याज ₹ 750.

6. फर्नीचर पर मूल्यह्रास @ 10%.

7. समापन स्टॉक ₹ 9,000.

8. अतिरिक्त बैड डेब्ट्स ₹ 200 नया प्रावधान डेब्टर्स पर @ 5%.

9. अप्रेंटिसशिप प्रीमियम अग्रिम प्राप्त ₹ 100.

10. निकासी पर ब्याज @ 6%.

हल

चित्र 10

निम्नलिखित परीक्षण शेष से और 31 मार्च, 2017 को एक शेष पत्रक के साथ मेसर्स रोनी प्लास्टिक लिमिटेड का व्यापार और लाभ-हानि खाता तैयार कीजिए।

समायोजन

1. भूमि और भवन पर 5% और मोटर वाहन पर 15% मूल्यह्रास।

2. ऋण पर ब्याज 5% है जो 01 अप्रैल, 2016 को लिया गया।

3. ₹ 1,200 लागत वाले माल को 30 मार्च 2017 को ₹ 1,400 पर वापसी की शर्त पर ग्राहक को भेजा गया था और इसे वास्तविक बिक्री के रूप में पुस्तकों में दर्ज किया गया है।

4. ₹ 1,400 वेतन और ₹ 800 दरें बकाया हैं।

5. खराब ऋण प्रावधान को विविध ऋणियों पर @ 5% तक लाया जाना है।

6. समापन स्टॉक ₹ 13,700 था।

7. ₹ 1,000 लागत वाले माल को स्वामी ने अपनी निजी उपयोग के लिए ले लिया लेकिन लेखा पुस्तकों में कोई प्रविष्टि नहीं की गई है।

8. बीमा पूर्व-भुगतान ₹ 350।

9. प्रबंधक का कमीशन शुद्ध लाभ पर @ 5% प्रदान करें, ऐसे कमीशन को लागू करने के बाद।

हल

खुद करें

1. निम्नलिखित ट्रायल बैलेंस से M/s करण का 31 मार्च 2017 को व्यापार और लाभ-हानि खाता और बैलेंस शीट तैयार करें:

(I) अतिरिक्त जानकारी

(a) समाप्ति स्टॉक की लागत ₹ 50,000 थी, लेकिन बाजार मूल्य ₹ 40,000 था।

(b) मार्च 2017 का किराया देय है लेकिन अभी तक अदा नहीं किया गया ₹ 500।

(c) बीमा आगे बढ़ाया गया ₹ 900।

(d) प्राप्त कमीशन का 1/3 भाग अगले वर्ष किए जाने वाले कार्य के लिए है और भुगतान किया गया कमीशन वर्ष के दौरान देय वास्तविक कमीशन का केवल 1/4 भाग है।

(e) वाहनों को पुस्तक मूल्य के 90% पर मूल्यांकित किया गया।

(f) ₹ 30,000 मूल्य का घोड़ा एक धर्मार्थ संगठन को दान किया गया।

(II) उपरोक्त समायोजनों (a), (b) और (d) के उपचार के दौरान किस लेखांकन अवधारणा का पालन किया गया है?

2. निम्नलिखित शेष 31 मार्च 2017 को अविका एंटरप्राइजेज की पुस्तकों से निकाले गए।

आपसे अनुरोध है कि:

(i) निम्नलिखित समायोजनों को लागू करने के बाद 31 मार्च 2017 को समाप्त वर्ष के लिए अंतिम लेखे तैयार करें:

(a) सामान्य व्यय और करों तथा बीमा का 1/5 भाग फैक्ट्री पर और शेष कार्यालय पर चार्ज किया जाएगा।

(b) ₹ 160 की अतिरिक्त बुरी देनदारियाँ लिख दी जाएँ और संदेहास्पद देनदारियों के लिए 5% की प्रावधान बनाए रखें और देनदारों पर छूट के लिए 10% की प्रावधान बनाएँ।

(c) मशीनरी पर 10% और मोटर वाहनों पर ₹ 240 की ह्रास लगाएँ।

(d) बैंक ओवरड्राफ्ट पर ब्याज के लिए ₹ 700 का प्रावधान करें जो भुगतान योग्य है।

(e) बीमा में से ₹ 50 को अगले वर्ष के लिए आगे ले जाया जाएगा।

(f) नेट लाभ पर प्रबंधक की कमीशन के लिए 10% का प्रावधान करें, ऐसे कमीशन को चार्ज करने के बाद।

(ii) उपरोक्त समायोजनों (a), (b) और (d) के लिए कौन-से लेखांकन अवधारणाओं का पालन किया जाता है?

3. निम्नलिखित शेष निकाले गए अनुष्का एंटरप्राइजेज़ की पुस्तकों से 31 मार्च, 2017 को।

आपसे अनुरोध है कि :

(i) निम्नलिखित समायोजनों को प्रभावी करते हुए 31 मार्च 2017 को समाप्त वर्ष के लिए अंतिम लेखे तैयार करें:

(a) बीमा देय है लेकिन अभी तक 31 मार्च 2017 के लिए ₹ 500 का भुगतान नहीं किया गया है।

(b) अप्रयुक्त वेतन ₹ 900।

(c) अतिरिक्त बैड डेब्ट ₹ 2,000 लिखें और डेब्टरों पर 5% की दर से बैड डेब्ट के लिए प्रावधान बनाए रखें।

(d) मशीनरी को बुक वैल्यू से 90% कम मूल्य पर मूल्यांकित किया जाना है।

(e) गोदाम में रखे ₹ 10,0000 के माल का उपयोग कर्मचारी कल्याण के लिए किया गया।

(f) बिल रिसीवेबल की आधी राशि अवसूलनीय है।

(h) समापन स्टॉक ₹ 40,000 है।

(ii) उपरोक्त समायोजनों (a), (b), (c) और (d) को दर्जाते समय किन लेखांकन अवधारणाओं का पालन किया जाएगा?

4. निम्नलिखित शेष 31 मार्च 2017 को अंकिता एंटरप्राइजेज़ की पुस्तकों से निकाले गए।

आपको निम्नलिखित करना है:

(i) ट्रायल बैलेंस को पुनः तैयार करें।

(ii) 31 मार्च 2017 को समाप्त वर्ष के लिए निम्नलिखित समायोजनों को देकर अंतिम लेखे तैयार करें:

(a) कर केवल 10 महीनों के लिए भुगतान किए गए हैं।

(b) ₹ 780 के लेनदारों ने बिल पेयेबल स्वीकार किए हैं।

(c) फर्नीचर पर 10% मूल्यह्रास करें।

(d) ट्रकों का मूल्यह्रास ₹ 21,000 तक किया गया।

(e) वेतन में फर्नीचर बनाने के लिए ₹ 2,000 शामिल है।

(f) समापन स्टॉक ₹ 20,000 का है।

(g) प्रबंधक की कमीशन का प्रावधान इस तरह के कमीशन को लगाने से पहले शुद्ध लाभ पर 10% पर करें।

(h) भूमि 1 अप्रैल, 2016 को बाजार मूल्य से 50% कम दावा चुकाकर स्वामी से अधिग्रहित की गई थी।

(iii) समायोजन (a), (c) और (e) के उपचार के दौरान किन लेखांकन सिद्धांतों का पालन किया जाएगा?

(ट्रायल बैलेंस का सही योग ₹ 2,83,620)

अध्याय में प्रस्तुत प्रमुख शब्द

• बकाया/प्राप्त व्यय

• प्राप्त आय

• मूल्यह्रास

• संदिग्ध ऋणों के लिए प्रावधान

• प्रबंधक कमीशन

• पूर्व-भुगतान/अप्राप्त व्यय

• अग्रिम प्राप्त आय

• बैड डेब्ट्स

• ऋणकर्ताओं पर छूट के लिए प्रावधान

• पूंजी पर ब्याज

सीखने के उद्देश्यों के संदर्भ में सारांश

1. समायोजन की आवश्यकता: वित्तीय विवरणों की तैयारी के लिए यह आवश्यक है कि लेखांकन की प्राप्त आधार से उत्पन्न होने वाले सभी समायोजन लेखांकन अवधि के अंत में किए जाएं। समायोजनों के साथ अंतिम खातों की तैयारी में एक अन्य महत्वपूर्ण विचार पूंजी और राजस्व आइटमों के बीच भेद है। इन समायोजनों को प्रभावी बनाने के लिए जो प्रविष्टियां दर्ज की जाती हैं उन्हें समायोजन प्रविष्टियां कहा जाता है।

2. बकाया व्यय : लेखांकन अवधि के अंत में कभी-कभी किसी व्यावसायिक उद्यम के कुछ अवैतनिक व्यय शेष रह जाते हैं किसी न किसी कारण से। ऐसे व्ययों को बकाया व्यय कहा जाता है।

3. पूर्वभुगतान व्यय : लेखांकन वर्ष के अंत में यह पाया जाता है कि कुछ व्ययों का लाभ पूरी तरह प्राप्त नहीं हुआ है; कुल लाभ का एक भाग अगले लेखांकन वर्ष में प्राप्त होगा। उस व्यय का वह भाग, जिसका लाभ अगली लेखांकन अवधि में प्राप्त होगा, ‘पूर्वभुगतान व्यय’ कहलाता है।

4. उपार्जित आय : ये कुछ ऐसे मद होते हैं जो किसी व्यावसायिक उद्यम को प्राप्त होते हैं, परंतु उसकी संपूर्ण राशि अगली अवधि की नहीं होती। आय का वह भाग जो अगली लेखांकन अवधि का है, अग्रिम प्राप्त आय है और इसे ‘अर्जित नहीं आय’ कहा जाता है।

5. मूल्यह्रास : मूल्यह्रास किसी संपत्ति के मूल्य में गिरावट है, जो क्षरण, समय बीतने या अन्य कारणों से होती है। यह वास्तव में उस संपत्ति की लागत का एक भाग लिख-off करना है जिसका उपयोग व्यवसाय में लाभ अर्जित करने के लिए किया गया है। बैलेंस शीट में संपत्ति को घटा कर मूल्यह्रास की राशि दिखाई जाती है।

6. संदिग्ध और निष्प्रभावी ऋणों के लिए प्रावधान: व्यापारिक संचालन की एक सामान्य विशेषता यह है कि कुछ ऋण अवसूत्रणीय सिद्ध होते हैं, जिसका अर्थ है कि उनसे प्राप्त होने वाली राशि संदिग्ध हो जाती है। इस दृष्टिकोण को ध्यान में रखते हुए, हर वर्ष आय के विरुद्ध बुरे ऋणों के संबंध में जो राशि लगाई जाती है, उसमें एक निश्चित स्तर की निश्चितता लाने का प्रयास किया जाता है।

अभ्यास के लिए प्रश्न

लघु उत्तर

1. अंतिम खातों की तैयारी में समायोजन प्रविष्टियों को दर्ज करना आवश्यक क्यों है?

2. समापन स्टॉक क्या होता है? इसे अंतिम खातों में कैसे दिखाया जाता है?

3. निम्नलिखित का अर्थ बताइए:

(a) बकाया व्यय

(b) प्रदत्त व्यय

(c) पूर्व प्राप्त आय

(d) उपार्जित आय

4. आय विवरण और बैलेंस शीट का ऊर्ध्वाधर रूप में प्रारूप दीजिए।

5. अंतिम खातों की तैयारी के समय संदिग्ध ऋणों के लिए प्रावधान बनाना आवश्यक क्यों है?

6. निम्नलिखित के लिए आप कौन-सी समायोजन प्रविष्टियाँ दर्ज करेंगे:

(a) मूल्यह्रास

(b) ऋणियों पर छूट

(c) पूँजी पर ब्याज

(d) प्रबंधक का कमीशन

7. ऋणियों पर छूट के प्रावधान का क्या अर्थ है?

8. निम्नलिखित समायोजनों के लिए जर्नल प्रविष्टियाँ दीजिए:

(a) बकाया वेतन ₹ 3,500.

(b) ₹ 6,000 वार्षिक किराए में से एक माह का किराया अवैतनिक।

(c) ₹ 16,000 वार्षिक बीमा में से एक तिमाही का प्रदत्त बीमा।

(d) ₹ 7,000 की लागत का फर्नीचर, जिसे खरीद पुस्तक में दर्ज किया गया है।

दीर्घ उत्तर

1. समायोजन प्रविष्टियाँ क्या होती हैं? अंतिम खातों को तैयार करने के लिए वे आवश्यक क्यों होती हैं?

2. संदिग्ध ऋणों के लिए प्रावधान का क्या अर्थ है? सम्बन्धित खाते कैसे तैयार किए जाते हैं और अंतिम खातों में कौन-सी जर्नल प्रविष्टियाँ दर्ज की जाती हैं? संदिग्ध ऋणों के लिए प्रावधान की राशि की गणना कैसे की जाती है?

3. अग्रिम व्यय, मूल्यह्रास और समापन स्टॉक के उपचार को दिखाइए जब अंतिम खाते तैयार किए जाते हैं:

(a) जब ये ट्रायल बैलेंस के अन्दर दिए गए हों?

(b) जब ये ट्रायल बैलेंस के बाहर दिए गए हों?

संख्यात्मक प्रश्न

1. मार्च 31, 2017 को समाप्त वर्ष के लिए मेसर्स राहुल एण्ड सन्स के निकाले गए शेषों से व्यापार एवं लाभ-हानि खाता तैयार कीजिए। साथ ही वर्ष के अंत में बैलेंस शीट भी तैयार कीजिए।

समायोजन

1. अग्रिम प्राप्त कमीशन ₹ 1,000.

2. प्राप्त किराया ₹ 2,000.

3. बकाया वेतन ₹ 1,000 और पूर्व भुगतान किया गया बीमा ₹ 800.

4. अतिरिक्त बुरे ऋण ₹ 1,000 और ऋणदाताओं पर 5% संदेहात्मा ऋणों के लिए प्रावधान और ऋणदाताओं पर 2% छूट।

5. समापन स्टॉक ₹ 32,000.

6. इमारत पर 6% प्रति वर्ष मूल्यह्रास।

(उत्तर : सकल हानि ₹ 17,000; शुद्ध हानि ₹ 43,189; कुल बैलेंस शीट ₹ 2,83,611)

2. निम्नलिखित आंकड़ों से उसके ट्रायल बैलेंस से लिए गए 31 मार्च, 2017 को समाप्त होने वाले वर्ष के लिए एम/एस ग्रीन क्लब लिमिटेड का व्यापार और लाभ-हानि खाता तैयार करें :

समायोजन

1. मशीनरी पर मूल्यह्रास @ 5% प्रति वर्ष।

2. अतिरिक्त संदिग्ध ऋण ₹ 1,500, लेनदारों पर छूट @ 5% और लेनदारों पर प्रावधान @ 6%।

3. पूर्वदत्त मजदूरी ₹ 1,000।

4. निवेश पर ब्याज @ 5% प्रति वर्ष।

5. समाप्ति स्टॉक 10,000।

(उत्तर : सकल लाभ ₹ 79,000; शुद्ध लाभ ₹ 52,565; कुल बैलेंस शीट ₹ 1,57,565)।

3. निम्नलिखित शेष M/s रनवे शाइन लिमिटेड के ट्रायल से निकाले गए हैं। 31 मार्च, 2017 को एक ट्रेडिंग और लाभ-हानि खाता और एक बैलेंस शीट तैयार करें।

समायोजन

1. अतिरिक्त बुरे कर्ज ₹ 1,000। डेब्टर्स पर छूट ₹ 500 और डेब्टर्स पर 5% प्रावधान बनाएं।

2. निवेश पर 5% ब्याज प्राप्त हुआ।

3. मजदूरी और ब्याज बकाया क्रमशः ₹ 100 और ₹ 200।

4. मोटर कार पर 5% प्रति वर्ष मूल्यह्रास लगाया गया।

5. समाप्ति स्टॉक ₹ 32,500।

(उत्तर : सकल लाभ ₹ 78,000; शुद्ध लाभ ₹ 66,010, कुल बैलेंस शीट ₹ 2,97,350)।

4. निम्नलिखित ट्रायल बैलेंस से आपको 31 मार्च, 2017 को समाप्त होने वाले वर्ष के लिए ट्रेडिंग और लाभ-हानि खाता तैयार करना है और उसी तिथि पर बैलेंस शीट तैयार करनी है।

समायोजन

1. समापन स्टॉक ₹ 36,000 मूल्यांकित।

2. निजी खरीद ₹ 5000 खरीद खाते में डेबिट।

3. संदिग्ध ऋणों के लिए प्रावधान @ 5% लेनदारों पर।

4. साइन बोर्ड ₹ 4,000 की लागत विज्ञापन में सम्मिलित।

5. फर्नीचर पर 10% मूल्यह्रास।

(उत्तर : सकल लाभ ₹ 1,09,000; शुद्ध हानि ₹ 4,600; कुल बैलेंस शीट ₹ 2,98,900).

5. निम्नलिखित जानकारी से वर्ष समाप्त 31 मार्च 2017 के लिए M/s इंडियन स्पोर्ट्स हाउस का व्यापारिक और लाभ-हानि खाता तैयार करें।

समायोजन

1. समापन स्टॉक ₹ 45,000 था।

2. संदिग्ध ऋणों के लिए प्रावधान ऋणियों पर @ 2% बनाए रखना है।

3. मूल्यह्रास लगाया गया : फर्नीचर और फिक्सचर @ 5%, प्लांट और मशीनरी @ 6% और मोटर कार @ 10%।

4. ₹ 30,000 की एक मशीन 01 अक्टूबर, 2016 को खरीदी गई थी।

5. प्रबंधक ऐसे कमीशन के लगने के बाद शुद्ध लाभ के @ 10% कमीशन का हकदार है।

(उत्तर : सकल लाभ ₹ 1,01,000; शुद्ध लाभ ₹ 68,909; कुल बैलेंस शीट ₹ 3,43,200; प्रबंधक का कमीशन ₹ 6,891)।

6. निम्नलिखित विवरणों से M/s Shine Ltd. का व्यापार एवं लाभ-हानि खाता और बैलेंस शीट तैयार कीजिए।

समायोजन

1. समापन स्टॉक का मूल्य ₹ 35,000 आंका गया।

2. फर्नीचर और फिक्स्चर पर 5% की दर से मूल्यह्रास लगाया गया।

3. अतिरिक्त बैड डेब्ट्स ₹ 1,000। सुंदर डेब्टर्स पर 5% की दर से बैड डेब्ट्स के लिए प्रावधान बनाइए।

4. मोटर कार पर 10% की दर से मूल्यह्रास लगाया गया।

5. निकासी पर 6% की दर से ब्याज।

6. किराया, दर और कर में से ₹ 200 बकाया था।

7. डेब्टर्स पर 2% की छूत।

(उत्तर : सकल हानि ₹ 17,050; शुद्ध हानि ₹ 27,482; बैलेंस शीट का कुल ₹ 3,18,894)।

7. निम्नलिखित शेष राशियाँ मेसर्स केशव इलेक्ट्रॉनिक्स लिमिटेड के ट्रायल बैलेंस से निकाली गई हैं। आपको 31 मार्च 2017 को व्यापार एवं लाभ-हानि खाता और बैलेंस शीट तैयार करना है।

निम्नलिखित अतिरिक्त जानकारी उपलब्ध है :

1. 31 मार्च 2017 को स्टॉक ₹ 30,000 था।

2. भवन पर 5% और मोटर वैन पर 10% मूल्यह्रास लगाया जाना है।

3. संदिग्ध ऋणों के लिए विविध ऋणियों पर 5% प्रावधान बनाए रखना है।

4. अप्रयुक्त बीमा ₹ 600 था।

5. प्रबंधक को ऐसे कमीशन के लगने के बाद शुद्ध लाभ का 5% कमीशन देय है।

(उत्तर : सकल लाभ ₹ 37,600; शुद्ध लाभ ₹ 25,381; बैलेंस शीट कुल ₹ 4,15,350; प्रबंधक का कमीशन ₹ 1,269)।

8. रागा लिमिटेड की पुस्तकों से निकाले गए निम्नलिखित शेषों से, वर्ष 31 मार्च 2017 को समाप्त हुए वर्ष के लिए एक व्यापारिक तथा लाभ-हानि खाता तैयार करें और उसी तिथि को एक बैलेंस शीट बनाएं।

अतिरिक्त जानकारी इस प्रकार है :

1. वर्ष के अंत में समाप्त स्टॉक का मूल्य ₹ 20,000 था।

2. संयंत्र और मशीनरी पर 5% और भूमि और भवन पर 10% मूल्यह्रास लगाया गया।

3. ऋणियों पर 3% छूट।

4. संदिग्ध ऋणों के लिए ऋणियों पर 5% प्रावधान बनाएं।

5. वेतन बकाया ₹ 100 और मजदूरी पूर्वभुगतान ₹ 40 थी।

6. प्रबंधक को ऐसे कमीशन के समायोजन के पश्चात् शुद्ध लाभ पर 5% कमीशन का अधिकार है।

(उत्तर: सकल लाभ ₹ 21,240 ; शुद्ध लाभ ₹ 12,664 ; बैलेंस शीट योग ₹ 2,23,377 ; प्रबंधक का कमीशन ₹ 633)।

9. मेसर्स ज्योति एक्सपोर्ट्स के निम्नलिखित शेषों से वर्ष 31 मार्च, 2017 को समाप्त हुए वर्ष के लिए व्यापार एवं लाभ-हानि खाता तथा इसी दिनांक की बैलेंस शीट तैयार कीजिए।

क्लोजिंग स्टॉक ₹ 10,000।

1. संदिग्ध ऋणों के लिए प्रावधान सुंदर डेब्टर्स पर 5 प्रतिशत बनाए रखना है।

2. ₹ 500 की मजदूरी और ₹ 350 का वेतन बकाया है।

3. फैक्टरी किराया ₹ 100 अग्रिम भुगतान है।

4. प्लांट एवं मशीनरी पर 5% और भवन पर 10% मूल्यह्रास लगाया जाएगा।

5. बकाया बीमा ₹100 है।

(उत्तर: सकल लाभ ₹ 23,250 ; शुद्ध लाभ ₹ 15,895 ; बैलेंस शीट कुल ₹ 76,945)।

10. मेसर्स ग्रीन हाउस की पुस्तकों से वर्ष 31 मार्च, 2017 को समाप्त हुए वर्ष के लिए निम्नलिखित शेष निकाले गए हैं, इस तिथि को व्यापारिक तथा लाभ-हानि खाता और बैलेंस शीट तैयार कीजिए।

समायोजन :

(a) मशीनरी पर 10% और भवन पर 6% अवमूल्यन किया जाता है।

(b) पूँजी पर ब्याज @ 4%।

(c) बकाया मजदूरी ₹ 50।

(d) समापन स्टॉक ₹ 50,000।

(उत्तर: सकल लाभ ₹ 83,750 ; शुद्ध लाभ ₹ 52,750 ; बैलेंस शीट कुल ₹ 3,27,700)।

11. निम्नलिखित शेषों से, जो 31 मार्च 2017 को मैसेज़ मंजू चावला की पुस्तकों से निकाले गए हैं, आपसे अनुरोध है कि इस तिथि को व्यापारिक और लाभ-हानि खाता तथा एक बैलेंस शीट तैयार करें।

समापन स्टॉक ₹ 2,000 था।

(a) निकासी पर ब्याज @ 7% और पूंजी पर ब्याज @ 5%।

(b) भूमि और मशीनरी पर 5% अवमूल्यन।

(c) निवेश पर ब्याज @ 6%।

(d) अप्रयुक्त किराया ₹ 100।

(e) फर्नीचर पर 5% अवमूल्यन लगाएं।

(उत्तर : सकल लाभ ₹ 21,900 ; निवल लाभ ₹ 25,185 ; कुल बैलेंस शीट ₹ 71,185)।

12. निम्नलिखित शेष 31 मार्च 2017 को मैसेज़ पंचशील गारमेंट्स की पुस्तकों से निकाले गए।

वर्ष समाप्त मार्च 31, 2017 के लिए ट्रेडिंग एवं लाभ-हानि खाता और उस तिथि के अनुसार बैलेंस शीट तैयार करें।

(a) अप्रतिपादित बीमा ₹ 1,000.

(b) वेतन देय परंतु अदा नहीं ₹ 1800.

(c) बकाया मजदूरी ₹ 200.

(d) पूंजी पर ब्याज 5%.

(e) स्कूटर पर अवमूल्यन @ 5%.

(f) फर्नीचर पर अवमूल्यन @ 10%.

(g) समापन स्टॉक ₹ 15,000 था.

(उत्तर : सकल लाभ ₹ 39,200 ; निवल लाभ ₹ 22,780 ; कुल बैलेंस शीट ₹ 1,03,280).

13. निम्नलिखित मार्च 31, 2017 की शेष राशियों से मेसर्स कंट्रोल डिवाइस इंडिया का ट्रेडिंग एवं लाभ-हानि खाता और बैलेंस शीट तैयार करें।

क्लोजिंग स्टॉक का मूल्य ₹ 20,000 आंका गया।

(a) पूंजी पर ब्याज @ 10%.

(b) ड्रॉइंग पर ब्याज @ 5%.

(c) बकाया मजदूरी ₹ 50.

(d) बकाया वेतन ₹ 20.

(e) प्लांट और मशीनरी पर 5% मूल्यह्रास प्रदान करें।

(f) डेब्टर्स पर 5% प्रावधान बनाएं।

(उत्तर : सकल लाभ ₹ 29,760 ; शुद्ध हानि ₹ 8,973 ; कुल बैलेंस शीट ₹ 1,28,000)

14. निम्नलिखित बैलेंस म/s कपिल ट्रेडर्स के ट्रायल बैलेंस में 31 मार्च, 2017 को प्रकट हुए

फर्म के भागीदारों ने फर्म की किताबों में निम्न समायोजन दर्ज करने पर सहमति व्यक्त की: अतिरिक्त बुरे कर्ज ₹300। बुरे कर्जों के लिए 10% प्रावधान बनाए रखें। निम्न समायोजनों को बुरे कर्ज खाते, प्रावधान खाते, ऋणी खाते, लाभ-हानि खाते और बैलेंस शीट में दिखाएं।

(उत्तर : डॉ. लाभ-हानि खाता ₹ 1,820)

15. निम्न जानकारी के आधार पर 31 मार्च, 2017 को बुरे कर्ज खाता, प्रावधान खाता, लाभ-हानि खाता और बैलेंस शीट तैयार करें

समायोजन :

बुरे कर्ज ₹500 ऋणियों पर 3% प्रावधान।

(उत्तर : क्रेडिट लाभ-हानि खाता ₹ 115)

आपकी समझ की जांच के लिए चेकलिस्ट

1. (c), $\quad$ 2. (d), $\quad$ 3. (b), $\quad$ 4. (a), $\quad$ 5. (d)

परिशिष्ट

एक्सेस में सामान्यतः प्रयुक्त फंक्शनों का विवरण

तीन प्रकार के फंक्शन होते हैं जो गणना नियंत्रणों के कंट्रोल सोर्स गुण सेट करने और/या SQL स्टेटमेंट में गणना फील्ड अभिव्यक्ति का हिस्सा बनने के लिए प्रयुक्त होते हैं। सामान्यतः प्रयुक्त फंक्शनों का संक्षिप्त विवरण नीचे दिया गया है :

A-1. डोमेन समग्र फंक्शन

ये फ़ंक्शन किसी टेबल या क्वेरी के फ़ील्ड में मौजूद मानों के आधार पर गणनाएँ करने के लिए उपयोग किए जाते हैं। गणना के लिए चुने गए रिकॉर्�्ड्स के सेट को चुनने के लिए मानदंड भी निर्दिष्ट किए जा सकते हैं। यदि मानदंड निर्दिष्ट नहीं किए जाते हैं, तो इसका अर्थ है कि फ़ील्ड से संबंधित टेबल या क्वेरी के सभी रिकॉर्ड्स गणना के लिए उपयोग किए जाएँगे। सभी डोमेन एग्रीगेट फ़ंक्शन नीचे दिए गए समान सिंटैक्स का उपयोग करते हैं:

DFunction (“FldName”, “TblName” या “QryName”, “SrchCond”)

जहाँ DFunction किसी नामित डोमेन एग्रीगेट फ़ंक्शन को संदर्भित करता है। इसके इनपुट आर्गुमेंट्स का संक्षिप्त विवरण नीचे दिया गया है:

FldName : यह उस फ़ील्ड के नाम को संदर्भित करता है जिसे टेबल या क्वेरी में खोजा जाना है, जिसे एक आर्गुमेंट के रूप में निर्दिष्ट किया गया है।

TblName (या QueryName) : यह उस टेबल या क्वेरी के नाम को संदर्भित करता है जिसमें दूसरे इनपुट आर्गुमेंट के रूप में निर्दिष्ट फ़ील्ड मौजूद है।

SrchCond : यह खोज शर्त को संदर्भित करता है जिसके आधार पर संबंधित रिकॉर्ड खोजा जाता है।

कुछ महत्वपूर्ण डोमेन एग्रीगेट फ़ंक्शन नीचे वर्णित किए गए हैं:

(a) DLookup : यह फ़ंक्शन उस जानकारी को देखने के लिए होता है जो किसी टेबल या क्वेरी में संग्रहीत है, जो एक्सेस फॉर्म या रिपोर्ट का अंतर्निहित स्रोत नहीं है। इसका उपयोग किसी कैलकुलेटेड कंट्रोल के कंट्रोल सोर्स प्रॉपर्टी को सेट करने के लिए किया जाता है ताकि अन्य टेबल या क्वेरी से डेटा प्रदर्शित किया जा सके। निम्न उदाहरण पर विचार करें:

DLookup (“Name”, “Accounts”, “Code = ‘110001”)

उपरोक्त उदाहरण में, इस फ़ंक्शन को उस खाते के नाम को खोजने के लिए लागू किया गया है (Accounts टेबल में) जिसका कोड ‘110001’ है।

(b) DMax और DMin : ये फ़ंक्शन क्रमशः निर्दिष्ट फ़ील्ड में अधिकतम और न्यूनतम मानों को पुनः प्राप्त करने के लिए उपयोग किए जाते हैं। निम्नलिखित उदाहरण पर विचार करें :

DMin (“Amount”, “Vouchers”, “Debit = ‘711001’”)

Dmax (“Amount”, “Vouchers”, “Debit = ‘711001’”)

उपरोक्त उदाहरणों में, न्यूनतम खरीद लेनदेन और अधिकतम खरीद लेनदेन की राशि पुनः प्राप्त और रिपोर्ट की गई है। यह भी ध्यान दिया जा सकता है कि ‘711001’ Accounts टेबल में Purchase खाते का कोड है।

(c) DSum : यह फ़ंक्शन निर्दिष्ट फ़ील्ड या अभिव्यक्ति में मानों के योग की गणना करता है और लौटाता है। उदाहरण के लिए, एक टेबल : Sales में

ItemCode, Price और Quantity फ़ील्ड के रूप में हैं, कुल बिक्री की राशि DSum () फ़ंक्शन का उपयोग करके इस प्रकार गणना की जा सकती है :

DSum (“Price*Quantity”, “Sales”)

हालांकि, यदि किसी विशेष आइटम के लिए जिसका कोड 1678 है, कुल बिक्री की गणना की जानी है, तो DSum () फ़ंक्शन इस प्रकार लागू किया जाएगा :

DSum (“Price*Quantity”, “Sales”, “ItemCode = 1678”)

(d) DFirst और DLast : ये फ़ंक्शन क्रमशः पहले और अंतिम भौतिक रिकॉर्ड से निर्दिष्ट फ़ील्ड में मानों को पुनः प्राप्त करने के लिए उपयोग किए जाते हैं।

निम्नलिखित अनुप्रयोग उदाहरणों पर विचार करें :

DFirst (“Name”, “Accounts”)

DLast (“Name”, “Accounts”)

उपरोक्त उदाहरणों में, Accounts टेबल में भौतिक रूप से मौजूद पहले और अंतिम खाते का नाम पुनः प्राप्त और रिपोर्ट किया गया है।

(e) DCount : यह फ़ंक्शन निर्दिष्ट फ़ील्ड में गैर-नल मानों वाले रिकॉर्ड्स की संख्या गणना करने के लिए होता है। निम्नलिखित अनुप्रयोग उदाहरण पर विचार करें :

DCount ("*", “Accounts”)

उपरोक्त उदाहरण में, DCount () फ़ंक्शन द्वारा accounts टेबल में मौजूद रिकॉर्ड्स की संख्या गिनी जाती है और रिपोर्ट की जाती है।

A-2. SQL Aggregate Functions

SQL aggregate फ़ंक्शंस की कार्यक्षमता domain aggregate फ़ंक्शंस के समान होती है। हालाँकि, domain aggregate फ़ंक्शंस के विपरीत, ये फ़ंक्शंस Access के Forms और Reports में प्रयुक्त कंट्रोल्स में सीधे कॉल नहीं किए जा सकते। ये फ़ंक्शंस SQL statements में प्रयुक्त होते हैं जो Forms और Reports के अंतर्निहित रिकॉर्ड स्रोत प्रदान करते हैं। इन सभी फ़ंक्शंस के प्रयोग के समय SQL statement में GROUP BY clause आवश्यक होता है :

(a) Sum : यह फ़ंक्शन मानों के समूह का योग गणना करके लौटाने के लिए प्रयुक्त होता है। उदाहरण के लिए, निम्नलिखित SQL statement पर विचार करें जिसे Chapter-V में Trial Balance (Model-I.) के अंतर्निहित सूचना स्रोत तैयार करने के लिए प्रयुक्त किया गया था।

SELECT Debit As Code, SUM (Amount) AS Total

FROM VOUCHERS

GROUP BY Debit ;

उपरोक्त SQL statement में, Sum () का प्रयोग उन लेन-देन वाले खातों के डेबिट किए गए कुल राशि की गणना करने के लिए किया गया है।

(b) Min and Max : ये फ़ंक्शंस क्रमशः फ़ील्ड या query expression के संबंध में मान समूह का न्यूनतम और अधिकतम पुनः प्राप्त करने के लिए प्रयुक्त होते हैं। उदाहरण के लिए, निम्नलिखित SQL statement Model-I में न्यूनतम और अधिकतम बिक्री लेन-देन की राशि लौटाने में सक्षम है :

SELECT Min (Amount) As MinSales, Max (Amount) As MaxSales FROM Vouchers

WHERE Credit = ‘811001’;

यह ध्यान दिया जा सकता है कि ‘811001’ कोड वाला बिक्री खाता तब-तब क्रेडिट किया जाता है जब कोई बिक्री लेन-देन दर्ज किया जाता है।

(c) Count: यह फ़ंक्शन किसी क्वेरी द्वारा लौटाए गए रिकॉर्ड्स की संख्या गिनता है। बिक्री लेन-देन कितनी बार हुआ है और इसे लेखा पुस्तकों में दर्ज किया गया है, यह निम्न SQL स्टेटमेंट चलाकर जाना जा सकता है।

SQL statement.

SELECT count (*)

FROM Vouchers

WHERE Credit = ‘811001’

उपरोक्त SQL स्टेटमेंट में, जब कोई बिक्री लेन-देन होता है तो Credit फ़ील्ड बिक्री का खाता कोड संग्रहीत करता है। WHERE क्लॉज़ उपरोक्त SQL द्वारा लौटाए गए रिकॉर्ड्स को उन तक सीमित करता है जिनमें credit फ़ील्ड में बिक्री का खाता कोड है। तदनुसार, count () फ़ंक्शन उपरोक्त SQL स्टेटमेंट द्वारा लौटाए गए रिकॉर्ड्स की गिनती वापस करता है।

(d) First and Last : ये फ़ंक्शन किसी फ़ील्ड या क्वेरी एक्सप्रेशन से संबंधित मानों के समुच्चय के पहले और अंतिम रिकॉर्ड को पुनः प्राप्त करने के लिए होते हैं।

A-3. Other Functions

(a) IIF : इस फ़ंक्शन का उद्देश्य किसी फ़ील्ड को परस्पर अपवर्जी मानों के समुच्चय में से कोई मान प्रदान करना है। इसका सिंटेक्स इस प्रकार है :

IIF (, Value-1, Value-2)

जिसमें कोई भी तार्किक एक्सप्रेशन है जिसमें निम्न तुलना ऑपरेटर्स का उपयोग कर तुलना की जाती है :

$=$ equal to

$<$ less than

greater than

$<=$ less than or equal to

$>=$ greater than or equal to

ऊपर दिए गए तुलना ऑपरेटरों द्वारा बनाई गई शर्त का मूल्यांकन TRUE या FALSE परिणाम देने के लिए किया जाता है।

यह मान IIF() फ़ंक्शन द्वारा फ़ील्ड को लौटाया जाता है, यदि शर्त TRUE सिद्ध होती है

यह मान IIF() फ़ंक्शन द्वारा फ़ील्ड को लौटाया जाता है, यदि शर्त FALSE सिद्ध होती है

उदाहरण : मान लीजिए कि एक फ़ील्ड Type को “Debit” वर्णों की स्ट्रिंग तब लौटानी है जब उसका मान 0 हो और “Credit” जब उसका मान 1 हो, तो IIF() फ़ंक्शन नीचे दिखाए अनुसार प्रयोग किया जाता है :

IIF (Type = 0, “Debit", “Credit")

(b) Abs : इस फ़ंक्शन का उद्देश्य निरपेक्ष मान लौटाना है, यह फ़ंक्शन अपने इनपुट आर्ग्युमेंट के रूप में एक संख्यात्मक मान प्राप्त करता है और एक निरपेक्ष मान लौटाता है। Abs ( ) फ़ंक्शन के प्रयोग पर निम्नलिखित उदाहरणों पर विचार करें : जब -84 को इनपुट आर्ग्युमेंट के रूप में $\mathrm{Abs}(-84)$ को दिया जाता है, तो यह 84 लौटाता है जब 84 को इनपुट आर्ग्युमेंट के रूप में $\operatorname{Abs}(84)$ को दिया जाता है, तो यह 84 लौटाता है (c) Val : इस फ़ंक्शन का उद्देश्य किसी स्ट्रिंग में निहित संख्याओं को उपयुक्त प्रकार के संख्यात्मक मान के रूप में लौटाना है। इसका सिंटैक्स Val(string) है

उपरोक्त Val( ) फ़ंक्शन का स्ट्रिंग आर्ग्युमेंट कोई मान्य स्ट्रिंग एक्सप्रेशन है। Val( ) फ़ंक्शन उस वर्ण पर स्ट्रिंग को पढ़ना बंद कर देता है जिसे संख्या के रूप में पहचाना नहीं जा सकता। उदाहरण के लिए, Val(“12431") मान 12431 लौटाता है संलग्न अंकों की स्ट्रिंग को मान में बदलकर। हालांकि, Val (“12,431") संख्यात्मक मान 12 लौटाता है क्योंकि Val () फ़ंक्शन में संलग्न वर्णों की स्ट्रिंग में 12 के बाद आने वाला अल्पविराम संख्या के रूप में पहचाना नहीं जाता है।

नोट

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